Sớm hay muộn doanh nghiệp của bạn cũng cần biết tới cách tính toán và chi trả lương làm ngoài giờ cho nhân viên.

Những giờ nào được tính là giờ làm việc của nhân viên? Thoạt nhìn, đây có vẻ là một câu hỏi ngớ ngẩn, nhưng thực tế không phải nhà quản lý và nhân viên nào cũng biết.

Vậy làm ngoài giờ (overtime) lại được tính như thế nào? Quy chế trả lương ra sao là phù hợp? Hai câu hỏi này còn hóc búa hơn nữa.

Bài viết này sẽ lần lượt giải đáp thắc mắc giúp bạn.

1. Tại sao phải tính số giờ làm việc của nhân viên?

Có 2 lý do chính.

Thứ nhất là để thanh toán tiền công làm thêm giờ cho nhân viên theo quy định (trong trường hợp doanh nghiệp có chính sách này). Và thứ hai, số giờ làm việc có thể là một yếu tố tương đối trực quan trong đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.

Lưu ý rằng số giờ làm việc không hỗ trợ quyết định theo kiểu ai ở lại văn phòng làm việc nhiều hơn sẽ là người giỏi nhất. Cũng không nên áp đặt nó thành một tiêu chí trong KPI của nhân viên doanh nghiệp.

Lượng thời gian làm việc nên được coi là input (đầu vào) của một cá nhân, đặt cùng với chất và lượng output (đầu ra) tương ứng. Mỗi nhân viên sẽ có một tỷ lệ năng suất làm việc riêng.

Với một output giống nhau, người tiêu tốn nhiều thời gian làm việc hơn (kể cả khi họ chủ động ở lại làm thêm giờ) có thể coi là người làm việc năng suất thấp hơn. Tuy nhiên, đây không bao giờ là lý do để doanh nghiệp kỳ thị hay không ủng hộ làm việc ngoài giờ (overtime) ở công ty.

2. Điều kiện để xác định giờ làm thêm (overtime working hour)

Tất nhiên, nhân viên không thể đến trước mặt nhà quản lý đòi trả thêm tiền lương vì anh ta đã tự mình thức suốt đêm qua để làm việc. “Tiền trảm hậu tấu” không phù hợp với mô hình quản lý doanh nghiệp. 

Điều kiện để được tính vào số giờ làm việc của nhân viên là câu hỏi cốt yếu sẽ là “Người lao động có được yêu cầu và/hoặc cho phép điều đó hay chưa?”

Nếu nhà quản lý yêu cầu hoặc cho phép nhân viên làm việc, thì khoảng thời gian đó được tính vào thời thời gian làm việc thông thường. Nói cách khác, nếu có lý do để tin rằng các nhân viên đang tiếp tục làm việc tại một thời điểm xác định và nhà quản lý được hưởng lợi từ công việc đó, khoảng thời gian này cần tính chúng vào thời gian làm việc của nhân viên.

Ví dụ, một trợ lý CEO bị cảm lạnh và không thể đến công ty. Nhưng trong lúc dưỡng bệnh, anh ấy vẫn đảm nhận công việc như thường (kiểm tra email, xử lý công văn,…). Nếu CEO tin tưởng và cho phép anh ấy làm việc tại nhà, đó chính là giờ làm thêm (overtime working hour).

3. Ví dụ về một số trường hợp được tính vào giờ làm việc/giờ làm thêm

Thử dùng kinh nghiệm quản lý của bạn để trả lời 3 câu hỏi sau:

• Nếu một nhân viên bán hàng đang đi từ công ty đến văn phòng của khách hàng, đó có phải là thời gian làm việc không?

• Nếu một nhân viên trả lời một cuộc gọi điện thoại liên quan đến công việc trong khi anh ta ở nhà, đó có phải là thời gian làm việc không?

• Nếu một nhân viên được phép ăn trưa ngay tại bàn làm việc, vừa ăn vừa trả lời email từ đối tác, đó có phải là thời gian làm việc không?

Câu trả lời trong cả ba trường hợp là  “Có”.

Tóm lại, một nhân viên được coi là đang làm việc:

• Trong khi sửa lỗi/làm lại công việc, ngay cả khi thực hiện điều này một cách tự nguyện.
• Trong khi bắt buộc phải chờ đợi công việc, dù nhân viên có làm việc khác trong lúc chờ hay không.
• Đối với tất cả thời gian tại nơi làm việc, bao gồm nơi làm việc của chủ sở hữu lao động hoặc nơi được chỉ định khác.
• Nếu nhân viên được yêu cầu nghe điện thoại tại nơi làm việc (Nhưng không phải ở nhà – ngoại trừ các chính sách đặc biệt).
• Trong thời gian nghỉ ngơi ngắn nếu được cấp  trên cho phép. Trong trường hợp nhân viên tự ý kéo dài thời gian nghỉ, đó không phải là thời gian làm việc.
• Trong thời gian diễn ra các bài giảng, cuộc họp và chương trình đào tạo
• Trong thời gian tham dự sự kiện kinh doanh, với 3 tiêu chí sau: đó là trong giờ làm việc bình thường, đó không phải là tự nguyện, có liên quan đến công việc.

Còn đây là các khoảng thời gian không được tính là thời gian làm việc:

• Nếu nhân viên đang nghỉ ngơi, ăn uống theo đúng quy chế, miễn là nhân viên không bắt buộc phải làm bất cứ điều gì hoặc ở một nơi đặc biệt trong giờ ăn.
• Nếu hoạt động không vì lợi ích của doanh nghiệp nói chung (không hiệu quả).
• Nếu hoạt động diễn ra hoàn toàn nằm ngoài giờ làm việc.
• Nếu công việc không liên quan trực tiếp đến trách nhiệm của nhân viên.

4. Có các hình thức trả lương làm ngoài giờ nào?

Hầu hết các nhân viên được trả lương dựa trên mức lương đã thoả thuận trong hợp đồng lao động nhân với số ngày công hoàn thành. Số giờ làm việc ngoài giờ không có bất kỳ mối quan hệ nào với các khoản thanh toán của họ.

Nói cách khác, những nhân viên làm công ăn lương này không được trả tiền làm thêm giờ, dù cho họ có thức khuya làm việc đi chăng nữa. Dù một tuần họ làm việc 24 giờ, 40 giờ hay thậm chí là 60 giờ, đó chỉ là điều kiện cần cho cá nhân họ để thực hiện công việc.

Lưu ý rằng đó chỉ là “hầu hết”. Trong một số doanh nghiệp, nhân viên có thể được trả lương ngoài giờ khi:

• Nhân viên nhận được mức lương thấp hơn hoặc bằng mức lương cơ bản.
• Công ty cần huy động sức người để xử lý khối lượng công việc lớn.
• Khi khối lượng sản phẩm/công việc vượt quá định mức được giao trong giờ làm việc bình thường (đối với lao động được hưởng lương theo sản phẩm và lương khoán)

Đối với những trường hợp này, các quy tắc tính thời gian làm việc được mô tả ở trên sẽ có hiệu lực.

5. Cách tính lương làm việc ngoài giờ cho nhân viên

Một số định nghĩa cơ bản về lương ngoài giờ:

• Thời gian làm việc bình thường được giới hạn trong 8 giờ mỗi ngày và 48 giờ mỗi tuần.
• Tổng thời gian làm ngoài giờ không được vượt quá 300 giờ mỗi năm.
• Thời gian làm việc ban đêm là từ 22:00 đến 6:00.
• Một phần lương chi trả làm ngoài giờ (số tiền vượt quá tỷ lệ lương bình thường) được miễn thuế thu nhập cá nhân.

Theo Điều 6 Thông tư 23/2015/TT-BLĐTBXH, người lao động làm thêm ngoài giờ được trả lương như sau:

– Đối với người lao động hưởng lương theo thời gian:

– Đối với người lao động hưởng lương theo sản phẩm hoặc khoán:

Bảng dưới đây thống kê tỷ lệ bậc lương mà chủ lao động phải trả cho nhân viên nếu nhân viên làm việc ngoài giờ. Tỷ lệ được tính trên số tiền lương được trả cho các giờ làm việc bình thường.

Tạm kết

Làm thêm giờ không phải luôn mang ý nghĩa bóc lột sức lao động của nhân viên. Đó sẽ là một cơ chế đàm phán tuyệt vời có lợi cho cả hai bên: doanh nghiệp có thể gia tăng khối lượng đầu ra công việc và nhân viên có thêm thu nhập. Tất nhiên, việc đàm phán này phải được thực hiện theo quy định của Bộ luật Lao Động, được ban hành chính thức trong quy mô toàn doanh nghiệp và thực hiện một cách minh bạch, chính xác.