Đầu năm là thời gian bận rộn của bộ phận nhân sự vì phải chuẩn bị các bảng thống kê, báo cáo và hoạch định kế hoạch nhân sự cho một năm. Hy vọng với một số mẫu báo cáo mà EMSC cung cấp dưới đây sẽ phần nào giúp nhà quản trị nhân sự có thêm thông tin và hỗ trợ tốt cho công việc của mình.

CÁCH LẬP KẾ HOẠCH, BÁO CÁO NHÂN SỰ CHUẨN

1. Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Để việc lập kế hoạch được hoàn thiện và khoảng cách giữa kế hoạch và thực thi không quá xa vời thì việc đầu tiên nhà quản trị cần hiểu rõ thực trạng doanh nghiệp của mình như thế nào.

Bằng cách trả lời những câu hỏi sau:

• Bao nhiêu nhân sự cần để giải quyết công việc này? Thời gian giải quyết trong bao lâu?
• Trưởng bộ phận có yêu cầu tăng/giảm/đào tạo/đánh giá lại nhân sự không?
• Thực trạng nguồn nhân sự ngoài thị trường.
• Trình độ nhân sự hiện tại của công ty làm được gì/thiếu sót gì?
• Năng suất làm việc của nhân viên hiện tại trong doanh nghiệp như thế nào?
• Nhân viên nào có kỹ năng, chuyên môn tốt nhất? Và ngược lại
• Mức độ gắn bó của nhân viên đối với công ty.
• Môi trường, chính sách, văn hóa, lương thưởng có thu hút/giữ chân được nhân sự tiềm năng hay không?
• Dự đoán thừa, thiếu nguồn nhân lực, hướng phát triển của doanh nghiệp và mục tiêu về nhân sự cho năm mới

Xem xét tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và tình hình kinh tế, nhà quản trị sẽ đưa ra phương hướng tăng/giảm hoặc bảo toàn nhân sự để có đánh giá chuẩn xác và chặt chẽ hơn về hiệu suất, năng lực, thái độ của nhân viên. Cũng như việc sẽ tập trung đào tạo, phát triển nhân sự nội bộ hay quyết định tìm kiếm nhân tài bên ngoài.

2. Lên kế hoạch, báo cáo tổng quan và chi tiết

Bằng những số liệu thống kê, báo cáo chung, nhà quản trị sẽ bắt đầu triển khai chi tiết những công việc sẽ làm trong năm. Báo cáo nên nêu rõ những mục tiêu sau:

• Số liệu hiện tại của doanh nghiệp
• Mục tiêu/ hướng phát triển của doanh nghiệp năm nay
• Đưa ra những con số cụ thể, % đã đạt được, lý do chưa hoàn thành, quyết định sẽ làm gì tiếp theo
• Phân bổ nhân sự như thế nào, thuyên chuyển ra sao, chi tiết về lương thưởng trong năm và thành quả đạt được

3. Đánh giá kế hoạch

Cuối cùng, đánh giá lại những gì đã làm được, những thiếu sót để đưa ra giải pháp, chỉnh sửa, khắc phục cho kế hoạch sau. Đồng thời, đưa ra đánh giá giữa kế hoạch so với thực tiễn như thế nào để bản kế hoạch hoàn thiện và chuẩn xác hơn.

ÁP DỤNG NGUYÊN TẮC 5W1H ĐỂ XÂY DỰNG BẢN KẾ HOẠCH, BÁO CÁO

Để lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể, bạn cần phải xác định mình nên làm gì (What), tại sao cần làm điều này (Why), ai làm (Who), khi nào làm (When), làm ở đâu (Where), và làm như thế nào (How).

– Xác định 1W (why): mục tiêu, yêu cầu công việc là gì? Tại sao tôi phải làm công việc này? Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi?

– Xác định 1W (what): nội dung công việc là gì? Để hoàn thành nó, cần triển khai những đầu việc nào? Hãy đảm bảo sắp xếp các đầu việc theo đúng trình tự, bước sau là sự phát triển của bước trước, để quá trình triển khai được diễn ra mạch lạc và suôn sẻ.

– Xác định 3W (where, when, who), trong đó:

+ Where: (ở đâu?) có thể bao gồm các câu hỏi sau:

• Công việc đó thực hiện tại đâu?
• Kiểm tra tại bộ phận nào?
• Chi nhánh, công ty, bộ phận nào sẽ được triển khai, đánh giá

+ When: (khi nào?) Công việc đó khi nào bắt đầu, khi nào thì bàn giao, khi nào hoàn thành…

+ Who: (ai?) bao gồm các khía cạnh sau:

• Ai làm việc đó
• Ai kiểm tra
• Ai hỗ trợ
• Ai chịu trách nhiệm,…

– Xác định 1H (how): triển khai cụ thể như thế nào?

• Cách thức thực hiện từng bước trong kế hoạch công việc?
• Chi tiết công việc cho từng loại báo cáo, thống kê
• Tiêu chuẩn để triển khai là gì?
• Nếu cần đến sự hỗ trợ khác (ví dụ phần mềm) thì làm chúng như thế nào?

MẪU KẾ HOẠCH BÁO CÁO NHÂN SỰ

Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự

>>> Tải mẫu báo cáo kế hoạch tuyển dụng nhân sự TẠI ĐÂY

Mẫu báo cáo đánh giá hiệu suất nhân sự

>>> Tải mẫu báo cáo đánh giá hiệu suất nhân sự TẠI ĐÂY

Mẫu kế hoạch đào tạo nhân sự

>>> Tải mẫu báo cáo kế hoạch đào tạo nhân sự TẠI ĐÂY

Mẫu kế hoạch điều chỉnh nhân sự

>>> Tải mẫu báo cáo kế hoạch điều chỉnh nhân sự TẠI ĐÂY

Mẫu kế hoạch chi phí nhân sự

>>> Tải mẫu báo cáo kế hoạch chi phí nhân sự TẠI ĐÂY

Để các báo cáo, kế hoạch nhân sự thêm phần sinh động, bắt mắt và dễ nhìn, bạn có thể tạo thêm các biểu đồ để người đọc có thể đánh giá trực quan; các số liệu trình bày khoa học, dễ so sánh và dự đoán xu hướng tăng/giảm dễ dàng hơn.

HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ HRIS – TỰ ĐỘNG HÓA XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NHÂN SỰ

Với HRIS nhân sự sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian để tổng hợp dữ liệu, thống kê, báo cáo nhân sự. Các báo cáo nhân sự theo ngày, tháng, quý, năm sẽ tự động cập nhật trên hệ thống và truy xuất bất kỳ lúc nào nhà quản trị cần.

• Trên 300 loại báo cáo, thống kê về lĩnh vực nhân sự
• Tự động cập nhật dữ liệu chính xác và nhanh chóng
• Trình bày bằng bảng biểu, biểu đồ trực quan, dễ đánh giá và so sánh
• Tùy biến trường báo cáo theo mục đích của người dùng theo từng phân hệ, từng phòng ban, cá nhân
• Xem trực tiếp nhiều loại báo cáo trên hệ thống HRIS chỉ trong 3s

EMS Corporation – Nhà cung cấp phần mềm quản lý nhân sự HRIS hiệu quả nhất hiện nay. Nếu doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn trong việc quản lý nhân sự và cần một công cụ hỗ trợ đắc lực. Vui lòng liên hệ với số Hotline: 028 7777 9979 để được tư vấn và hỗ trợ cụ thể hơn.