Đánh giá nhân viên cuối năm (year-end performance review) thường là điều mà cả các nhà quản lý, chuyên gia nhân sự và nhân viên đều lo ngại. Nhưng cùng thử đọc và thực hiện theo quy trình 3 bước dưới đây, nó đâu có đáng sợ đến thế?

Những ngày đầu tháng Một, khi doanh nghiệp của bạn hoạt động trở lại sau kỳ nghỉ Tết Dương lịch cũng là lúc chủ đề đánh giá nhân viên cuối năm (year-end performance review) trở nên “nóng” hơn bao giờ hết. Đó không thể là một đánh giá đơn giản dựa trên cảm xúc hay cái nhìn nhất thời, mà phải tuân theo quy trình và các nguyên tắc nhất định.

Nhân viên lo lắng nhớ lại những gì xảy đến trong 12 tháng qua và cố tìm cách thể hiện rằng bản thân đã làm việc tốt.

Còn bạn – với tư cách một nhà quản lý, là người tổ chức ra buổi đánh giá này – chắc hẳn đang cần thiết có một hướng dẫn cụ thể từng bước và các template biểu mẫu hay một phần mềm nhân sự giúp đánh giá (nếu có). Vậy bài viết này chính là dành cho bạn.

I. Mục đích của đánh giá nhân viên cuối năm (year-end performance review)

Đánh giá hiệu suất nhân viên cuối năm (year-end performance review) không chỉ mang lại lợi ích cho nhân viên, nhà quản lý trực tiếp, cho bạn mà còn cho cả doanh nghiệp.

Theo nhận định của Dick Grote, tác giả cuốn sách How to Be Good at Performance Appraisals: Simple, Effective, Done Right (Harvard Business Review Press, 2011), nếu các nhà quản lý không được hướng dẫn cách đánh giá hiệu suất thật tốt, thì dữ liệu từ hệ thống đánh giá sẽ sai lệch và dẫn tới các quyết định sai lầm trong cơ chế lương thưởng, phân bổ lực lượng lao động và lập kế hoạch kinh doanh.

Đánh giá hiệu suất nhân viên thường diễn ra định kỳ theo tháng/quý/6 tháng/năm, trong đó year-end performance review là kỳ đánh giá quan trọng nhất.

Buổi đánh giá nhân viên giữa năm (mid-year performance review) được tổ chức chỉ nhằm tiếp cận tới những gì nhân viên đang làm, các nhu cầu cấp thiết và củng cố động lực ngắn hạn. Trong đó, đánh giá cuối năm là cơ hội quý giá cho cả hai phía (doanh nghiệp và nhân viên) tổng kết và trao đổi những phản hồi trung thực về một năm qua, cũng như cùng nhau bàn luận chiến lược cho một năm tăng trưởng mới.

Cùng điểm danh một vài “output” mà bạn có thể đạt được sau buổi đánh giá nhân viên cuối năm:

• Chính thức hóa các phản hồi liên tục mà bạn đã cung cấp trong suốt cả năm
• Đánh giá được chính xác hiệu suất của nhân viên trong năm cũ bằng các tiêu chí đã được công khai từ trước
• Sở hữu được cơ sở đánh giá công bằng và xứng đáng cho danh sách trao thưởng cuối năm
• Phổ biến cụ thể được mục tiêu đội nhóm trong năm mới
• Soạn thảo thành công bộ tiêu chí đánh giá mới đi kèm kỳ vọng mới về từng nhân viên
• Xác định được định hướng cá nhân của từng nhân viên, qua đó đưa ra lộ trình thăng tiến phù hợp
• Duy trì được sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp, đội nhóm
• Giúp nhân viên xác định rõ ràng hơn và thấu hiểu hơn về trách nhiệm của họ

II. Quy trình 3 bước đánh giá nhân viên cuối năm hiệu quả

Bạn định nghĩa thế nào là một buổi đánh giá hiệu suất cuối năm hiệu quả?

Trong một cuộc khảo sát của Accountemps, 94% các giám đốc tài chính (CFO) được phỏng vấn cho rằng các đánh giá chính thức có thể phần nào hoặc rất hữu ích trong việc giúp nhân viên cải thiện hiệu suất của họ. Tuy nhiên, gần một phần ba công nhân (31%) không đồng ý, họ coi những đánh giá này là không cần thiết hoặc thậm chí hoàn toàn vô ích.

Trong khi đó, Max Messmer – chủ tịch của Accountemps và cũng là tác giả của cuốn sách Human Resources Kit For Dummies – khẳng định, sự thành công hay thất bại của đánh giá cuối năm phụ thuộc vào mức độ rõ ràng của kỳ vọng và phản hồi về hiệu suất mà nhà quản lý truyền đạt tới nhân viên.

Bởi vậy, ngay từ đầu, bạn và nhân viên cần thiết phải minh bạch với nhau về những gì sẽ diễn ra trong buổi đánh giá này và thực hiện đúng theo kế hoạch đó. Những “kỳ vọng” và “phản hồi” nên có thêm sự chuẩn bị và cơ sở từ các bên liên quan, chứ không thể mang tính đột ngột.

Bài viết này không khuyến khích bạn biến year-end performance review thành một kỳ đánh giá kéo dài, mà sẽ hướng dẫn bạn 3 bước thực sự cần thiết sao cho nó được thực hiện nhanh chóng, minh bạch và chính xác nhất.

Bước 1: Cung cấp biểu mẫu cho nhân viên tự đánh giá và đánh giá chéo lẫn nhau

Biểu mẫu đánh giá năng lực nhân viên là tài liệu đánh giá thuộc phòng Nhân sự của mỗi công ty nhằm theo dõi, nhận xét từng cá nhân cụ thể trong từng phòng ban. Mẫu đánh giá này giúp lưu trữ dữ liệu về nhân viên bao gồm quá trình làm việc và phát triển, các hoạt động trong công ty,… liên quan tới hồ sơ ứng viên và giúp cho nhà quản lý nắm rõ hơn về nhân viên của mình.

Bạn hoàn toàn có thể tối ưu tính công bằng và đa chiều của đánh giá nhân viên cuối năm bằng cách sử dụng biểu mẫu đánh giá. Không đơn thuần chỉ là chủ quan từ bạn và những gì được thảo luận trong buổi meeting ngắn ngủi, bạn sẽ có trong tay ý kiến đánh giá từ góc nhìn của các đồng nghiệp khác và những gì nhân viên tự nhìn thấy ở họ.

Tuỳ theo tình hình cụ thể của đội nhóm và từng cấp bậc nghề nghiệp, có nhiều loại biểu mẫu đánh giá khác nhau cho bạn linh hoạt lựa chọn: Tự đánh giá, Đánh giá đồng nghiệp ngang hàng, Đánh giá quản lý trực tiếp/quản lý cấp trung, Đánh giá theo nhóm, Gửi phản hồi lên cấp trên,…

Có 2 hình thức đánh giá bằng biểu mẫu:

• Offline: Bạn có thể in ra số lượng lớn các biểu mẫu và phân phát chúng tới từng cá nhân trong doanh nghiệp, cho họ một deadline hoàn thành và thu lại bản cứng sau đó. Mỗi đội nhóm/phòng ban có một nhân sự phụ trách việc thu-nhận và tổng hợp lại kết quả đánh giá này (Tất nhiên đó phải là người đáng tin cậy). Hình thức này có thể gây ra sự nhầm lẫn trong quá trình tổng hợp thông tin, nên phù hợp trong nội bộ quy mô nhân sự nhỏ (dưới 20 người).

• Online: Với các đội nhóm/phòng ban từ 20 người trở lên, bạn có thể sử dụng các biểu mẫu đánh giá online với cùng nội dung với biểu mẫu bản cứng. Hình thức này tiện lợi hơn ở chỗ không mất thêm thời gian và chi phí in ấn cũng như phân phối. Bạn có thể gom toàn bộ kết quả vào một file nào đó để dễ dàng so sánh, tổng hợp và lưu trữ lại dùng cho sau này. Thậm chí bạn có thể chuyển đổi các nội dung trong biểu mẫu (dạng bảng/câu hỏi) thành từng câu trong Google Forms để các phản hồi đều tự động đổ về một file Excel (Ví dụ: Kết quả tự đánh giá của phòng Marketing). Thao tác lọc và so sánh nhờ vậy mà trở nên đơn giản hơn nhiều.

Lưu ý:

Year-end performance review cần một khoảng thời gian tham chiếu dài hơn nhiều lần, nhưng nhân viên của bạn rất có thể chỉ nhớ được các sự kiện xảy đến trong giai đoạn cuối năm dẫn đến sai lệch kết quả đánh giá.

Bởi vậy, hãy nhấn mạnh điều này với nhân viên, đặc biệt là khi bạn đã từng áp dụng các biểu mẫu tương tự trong các đợt đánh giá định kỳ khác (hằng tháng/quý/6 tháng). Bạn có thể ghi chú kèm vào cuối trang biểu mẫu hoặc nhấn mạnh ở phần mô tả khi gửi chúng tới các quản lý cấp trung.

Các biểu mẫu đánh giá ngắn hạn trong năm cũng có thể được sử dụng để “nhắc nhở” lại nhân viên về những gì họ đã nhận định trong từng khoảng thời gian của 12 tháng.

Bước 2: Tổng hợp kết quả biểu mẫu và chuẩn bị cho buổi meeting trực tiếp

Bạn có thể tự mình tổng hợp kết quả tự đánh giá và đánh giá chéo của nhân viên, hoặc để một ai đó đáng tin cậy làm giúp bạn và cầm trong tay kết quả cuối cùng. Nhìn vào kết quả đó, chắc hẳn bạn đã tự trả lời được một phần câu hỏi được đặt ra trong mục đích của buổi đánh giá nhân viên cuối năm.

Tiếp theo là lúc bạn liên kết những câu trả lời nhỏ lẻ tới một chủ đề rộng hơn và mang tính chất định hướng hơn và chuẩn bị nội dung cho buổi performance review trực tiếp. 

Trên thực tế, việc chuẩn bị trước này cũng sẽ giúp hai bên (bạn và nhân viên) cảm thấy thoải mái khi thảo luận về quá khứ trong năm vừa qua và tương lai trong năm tới. Buổi đánh giá hiệu suất nhờ vậy mà có kết thúc mở, chứ không phải là một cuộc thẩm vấn áp lực cao.

Mặc dù mỗi cá nhân đều không giống nhau, biểu mẫu có thể đã bao gồm nội dung này và buổi meeting chắc chắn sẽ phát sinh nhiều câu hỏi mới, nhưng dưới đây là 5 câu hỏi cơ bản bạn nên chuẩn bị cho nhân viên.

Câu hỏi 1: Thành tựu hàng đầu của bạn trong năm vừa qua là gì?

Đây là thời điểm tuyệt vời để nhân viên của bạn tỏa sáng và chọn lọc ra từ báo cáo kết quả làm việc những gì họ cảm thấy là thành tựu lớn nhất trong năm vừa qua. Điều này không chỉ giúp bạn hiểu được động lực và mục tiêu của nhân viên mà còn có thể hướng dẫn bạn cách phân bổ nguồn lực nhân sự hiệu quả. Ngoài ra, đừng quên nói với nhân viên rằng bạn đánh giá cao tất cả những công việc họ làm và bạn nghĩ họ đã làm tốt.

Câu hỏi 2: Mục tiêu phấn đấu của bạn trong năm tới là gì?

Đây là thời gian nhân viên của bạn nói về những gì họ muốn đạt được trong năm tới và nhận về gợi ý từ bạn để tiến tới những thành tựu đó. Câu hỏi này có thể dẫn đến một cuộc thảo luận sâu hơn về phát triển và cải thiện chuyên môn, nên bạn cần chắc chắn bản thân có đủ hiểu biết để đóng vai trò một tư vấn viên.

Câu hỏi 3: Bạn nghĩ những kỹ năng nào của bạn có thể phát huy trong năm tới?

Nhân sự là một loại tài sản quý giá của doanh nghiệp, và nhân viên của bạn có thể có những kỹ năng tuyệt vời mà bạn hoàn toàn không biết. Đừng ngại ngần hỏi câu hỏi này để trao cho họ cơ hội tự chủ và khẳng định bản thân trong công việc. Đó là động lực mạnh mẽ giúp gia tăng năng suất sử dụng lao động và trực tiếp mang lại lợi ích cho doanh nghiệp bạn.

Câu hỏi 4: Tôi có thể làm gì để khiến bạn yêu thích hơn việc đi làm hằng ngày?

Nếu nhân viên của bạn hạnh phúc và gắn kết với công việc, hiệu quả làm việc chắc chắn sẽ cao hơn. “Điểm chạm” để mở lòng chia sẻ với nhân viên không lúc nào khác tuyệt vời hơn buổi đánh giá cuối năm này.

Bạn nên chuẩn bị tinh thần cho vô số đề xuất khác nhau: có thể liên quan trực tiếp tới quy chế trả lương trong doanh nghiệp, mức thưởng, giờ làm việc,… hoặc riêng tư hơn là đặt thêm chậu cây xanh, thay bóng đèn, có giờ giải lao mỗi sáng thứ bảy,… 

Câu hỏi 5: Bạn mong muốn được phản hồi và nhận thông tin phản hồi theo cách nào?

Có thể câu hỏi này đã được đính kèm vào biểu mẫu đánh giá và bạn đã có trong tay kết quả được số đông nhân viên bình chọn. Về loại hình có thể là gửi email, gửi confession, trò chuyện trong bữa ăn, cuộc họp 1-1, cuộc họp tập thể. Thời gian cũng đa dạng không kém: định kỳ 2 tuần/lần, mỗi ngày 30 cuối tháng, kết hợp cùng đánh giá hiệu suất làm việc cuối quý, bất cứ khi nào có nhu cầu phản hồi,…

Lời khuyên cho bạn là hãy dùng kết quả bình chọn này để hiểu hơn về nhân viên cũng như tình trạng giao tiếp (cởi mở hay e dè) giữa họ và bạn. Một số câu hỏi cụ thể bạn có thể chuẩn bị:

• Tại sao hầu hết mọi người đều muốn trao đổi qua email mà bạn lại muốn tổ chức cuộc họp 1-1?
• Tại sao bạn nghĩ rằng nói chuyện phiếm với quản lý lại dễ hơn là mở cuộc họp nghiêm túc?
• Tại sao bạn cho rằng tần suất phản hồi định kỳ 1 lần/tháng là quá nhiều?
• Bạn kỳ vọng bao nhiêu % rằng tôi sẽ thực hiện đúng theo điều bạn muốn?

Hãy biên soạn trước một số kịch bản, nhưng đừng rập khuôn bản thân vào bất kỳ điều gì. Mang sự chuẩn bị của bạn tới buổi đánh giá và sẵn sàng ứng biến với mỗi nhân viên khác nhau.

Bước 3: Meeting trực tiếp

Một lần nữa, bạn cần thiết phải nhớ rằng year-end performance review là một cuộc thảo luận hai chiều chứ không phải buổi đánh giá đơn thuần mà nhà quản lý – là bạn – chỉ ngồi đọc lại danh sách liệt kê kết quả đạt được và sai lầm mắc phải trong năm của nhân viên.

Khi đã tổng hợp xong kết quả biểu mẫu đánh giá và chuẩn bị trước một vài kịch bản giao tiếp, cùng tự tin bắt đầu buổi meeting 1-1 trực tiếp ngay bây giờ.

Dưới đây là một số mẹo hữu ích cho bạn:

Mẹo số 1. Cách đưa ra phản hồi tích cực và tiêu cực:

Nhiều nhà quản lý đồng tình với lối phản hồi “sandwich feedback” – kẹp các lời phê bình ở giữa hai lời khen ngợi bởi họ cho rằng nhân viên sẽ tốt hơn khi “không có đủ thời gian để kịp buồn”. Tuy nhiên, cách tiếp cận này thực chất lại thiếu minh bạch và khiến người nghe không thể tiếp thu được nội dung bạn truyền đạt. 

Lời khuyên cho bạn là hãy phân tách rõ ràng phản hồi tích cực và tiêu cực. Có thể bắt đầu bằng một đoạn trò chuyện thể hiện sự đồng tình và hài lòng của bạn và chờ nhân viên đưa ra lời cảm ơn. Tiếp sau đó, cấu trúc câu “OK, và bạn hoàn toàn có thể làm tốt hơn nữa nếu cải thiện được một số điểm còn yếu sau đây…” sẽ phát huy tác dụng.

Mẹo số 2. Đừng quên nhắc về các minh chứng cụ thể trong quá khứ:

Trong nhiều trường hợp, nhân viên của bạn không nhận thức được đâu là nguyên nhân khiến hiệu suất làm việc của họ lại cao hoặc thấp như vậy. Liệu họ có cơ sở nào để được “giác ngộ” điều đó, hay đơn giản chỉ là tin vào sự may mắn?

Có một điều các nhà quản lý nên làm trong các buổi đánh giá là nhắc lại về những tình huống và con số trong quá khứ – minh chứng rõ ràng cho nhận định đang được nói ra, kể cả khi bạn đang muốn khen ngợi, nhắc nhở nhân viên hay định hướng họ cho một mục tiêu mới.

“Nhớ sự kiện ra mắt sản phẩm hồi tháng 5 năm nay không, thật tuyệt vời khi ý tưởng truyền thông bằng video của bạn đem về cho chúng ta tới 130 khách hàng trực tiếp. Tháng 11 vừa rồi chúng ta đã tái sử dụng video đó với một thông điệp khác cũng do bạn nghĩ ra, thậm chí số khách hàng còn lên tới 155. Tôi thực sự đánh giá cao bạn trong việc sáng tạo.”

“Tôi e rằng trong năm nay công ty chúng ta không thể tiếp tục sản xuất mặt hàng X nữa. Sức cạnh tranh gay gắt đã khiến doanh thu thu về từ nó giảm tới 40% trong 2 quý vừa qua. Đợt ngày hội mua sắm vừa rồi, thậm chí 3 trong 5 đại lý phân phối lớn đã từ chối nhập thêm. Phòng đối tác không thể nhún nhường chia thêm lợi nhuận cho đại lý, bởi như bạn biết đấy – năm ngoái chúng ta cũng từng làm vậy với sản phẩm Y nhưng chỉ tốn tiền hơn thôi. X buộc phải ngừng lại sau 2 năm thực sự tuyệt vời, và bạn sẽ phụ trách một sản phẩm mới hứa hẹn nhiều hơn thế vào năm nay nhé.”

Mẹo số 3. Mang theo một cuốn sổ nhỏ:

Cuốn sổ nhỏ này không chỉ là “nguồn tài liệu tham khảo” mà bạn đã chuẩn bị trước từ Bước 2 mà còn là công cụ để bạn ghi lại những nội dung quan trọng được nhắc tới hoặc rút ra trong buổi meeting. 

Tất nhiên một chiếc điện thoại/máy tính bảng/laptop là công cụ ghi chép và lưu trữ tài liệu tiện lợi hơn nhiều, nhưng chúng mang lại cảm giác kém thân thiện hơn. 

Tuyệt vời nhất vẫn là bạn vừa chăm chú lắng nghe, gật đầu tán thành vừa tranh thủ “take note” lại vào một cuốn sổ nhỏ – mà sau buổi meeting sẽ dành thời gian để soạn thảo nó thành một bản online hoàn chỉnh hơn.

Mẹo số 4. Giữ thái độ ôn hoà trong suốt buổi meeting:

Không loại trừ khả năng nhân viên của bạn sẽ tỏ thái độ không như mong đợi trong buổi year-end performance review. Đừng ngay lập tức phản ứng gay gắt lại với họ, bởi chắc chắn bạn không muốn biến không khí trở nên nặng nề, u ám ngày cuối năm đâu. 

Bạn là nhà quản lý, bạn là người tổ chức ra và đang nắm sự chủ động hơn trong buổi đánh giá này. Ngay từ đầu, hãy mỉm cười và thống nhất với nhân viên: Cả hai đều có quyền và được khuyến khích chia sẻ, bạn mong rằng khi một người đang nói thì đối phương sẽ chú ý lắng nghe và không ngắt lời.

Bước 4: Chốt và công khai kết quả đánh giá

Buổi meeting trực tiếp kết thúc, và đây là lúc bạn công khai kết quả đánh giá hiệu suất cuối năm cho toàn thể nhân viên. Tính minh bạch được đặt lên hàng đầu, bởi khác với các buổi đánh giá thường kỳ ngắn hạn, year-end performance review quyết định mức thưởng Tết mà doanh nghiệp sẽ trao cho nhân viên và cả cơ hội thăng tiến.

Mức performance review được nhiều doanh nghiệp sử dụng là hệ A+, A, A-, B+, B, B-,… Với một số vị trí đặc thù và có nhiều người đánh giá, hệ số được linh hoạt hơn thành A–, B++,… Hãy cân nhắc áp dụng sao cho hợp với doanh nghiệp của bạn.

Mỗi doanh nghiệp có thể chỉ có một file tổng hợp kết quả đánh giá duy nhất hoặc bao gồm nhiều file cho từng phòng ban khác nhau để tiện tra cứu. Kết quả này cần được đăng công khai trên Mạng truyền thông nội bộ, hoặc gửi qua email cho tất cả nhân viên, hoặc in ra bản cứng dán ở bảng tin, hoặc phân phát về từng đội nhóm.

Đừng quên đính kèm một ghi chú: Bất kỳ nhân viên nào có thắc mắc về kết quả đánh giá đều có thể phản hồi ngược trở lại để được giải đáp và điều chỉnh sai sót kịp thời, tránh tạo ra các tin đồn không hay không doanh nghiệp.

Tạm kết

Đánh giá nhân viên cuối năm – mỗi năm chỉ có một lần nên không thể “tuỳ hứng” thực hiện hoặc cắt giảm tới mức chỉ có độc đánh giá chủ quan. Nhưng bạn cũng không cần quá cầu kỳ hình thức mà ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của nhân viên trong tháng một của năm mới này. Quy trình 3 bước đánh giá nhân viên cuối năm trên đây là một bộ khung phù hợp để bạn áp dụng và thu về hiệu quả cao nhất. Ngoài ra, sử dụng phần mềm nhân sự HRIS sẽ hỗ trợ bạn đánh giá theo cách khách quan nhất. Chúc bạn thành công!

Sưu tầm bởi EMSC – Phần mềm quản lý nhân sự