How to store employee records

meo quan ly ho so nhan su 1

meo quan ly ho so nhan su 1

Lưu trữ hồ sơ – thông tin nhân sự là một trong những nhiệm vụ và công việc chính của bộ phận hành chính nhân sự. Dù được thực hiện thủ công hay bằng các phần mềm lưu trữ dữ liệu hồ sơ nhân sự thì đều cần đảm bảo tính khoa học, bảo mật và an toàn.

Các thông tin cần thiết khi lưu trữ hồ sơ nhân sự

  • Sơ yếu lý lịch, thông tin cá nhân, giấy khám sức khoẻ
  • Thông tin làm việc tại công ty. Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, chức vụ, lộ trình làm việc…
  • Các hợp đồng lao động, thoả thuận, phúc lợi, quyết định làm việc, quá trình đóng bảo hiểm
  • Thông tin ngày nghỉ, ốm đau, bảng lương,…
  • Thông tin tái ký, chấm dứt hợp đồng lao động

Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự

Thông thường trong các doanh nghiệp có 2 cách lưu trữ hồ sơ phổ biến là lưu trữ thủ công bằng văn bản tại văn phòng và lưu trữ hồ sơ bản mềm trên máy tính. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã hướng tới phương án lưu trữ hồ sơ bằng file mềm để tiện bảo quản và dễ dàng tra cứu khi cần thiết. Lưu trữ hồ sơ bằng file mềm vừa tiết kiệm được không gian, lại có thể vận chuyển và lưu trữ với số lượng lớn, tiết kiệm chi phí giấy tờ và công sức của nhân viên.

Các phần mềm lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân sự ra đời để hỗ trợ công tác nhân sự được nhanh chóng và tiện lợi khi phải quản lý số lượng nhân viên quá lớn, thường xuyên biến động, thuyên chuyển… Không chỉ mỗi lưu trữ hồ sơ, phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự còn cung cấp cho người dùng nhiều tính năng khác như: nhập/xuất dữ liệu linh hoạt từ file exel, word; thông báo (sinh nhật, hết hạn hợp đồng, giấy phép lao động…) và phân tích dữ liệu biến động, kế hoạch nhân sự theo nhu cầu…

Phần mềm quản lý HRIS lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học, hợp lý và rõ ràng
Phần mềm quản lý HRIS lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học, hợp lý và rõ ràng

Bước 1: Phân loại hồ sơ

Nhân sự có rất nhiều loại hồ sơ cần được lưu trữ. Để việc lưu trữ hồ sơ nhân viên trở nên dễ dàng, bạn có thể phân loại chúng thành các nhóm như: lý lịch nhân sự, hợp đồng làm việc, hồ sơ BHXH,…Trong nhóm hồ sơ này, bạn có thể chia thành các nhóm nhỏ hơn như: phòng ban/ngành, chức vụ, giới tính, thâm niên…

Hoặc bạn có thể làm ngược lại bằng cách phân chia phòng ban/ngành, sau đó lưu hồ sơ theo từng cá nhân kèm tất cả những tài liệu liên quan đến nhân sự đó. Cách này tuy nhanh nhưng hơi khó để bạn có thể quản lý tốt tài liệu nào cần được bổ sung, tài liệu nào bị thiếu.

Ngoài ra, bạn có thể lưu trữ theo thời gian người đó làm việc ở công ty. Ưu tiên những người đang làm việc và sắp xếp giảm dần đối với những người mới nghỉ hoặc đã nghỉ lâu. Thường chỉ những lao động mới nghỉ hoặc đang làm việc mới cần liên hệ hồ sơ giấy tờ của công ty. Việc này giúp bạn tìm kiếm hồ sơ một cách dễ dàng hơn về lâu dài.

Tóm lại, tuỳ thuộc vào số lượng, quy mô, tính chất ngành nghề mà bạn có thể lựa chọn các phương thức bản thân cảm thấy phù hợp và tiện lợi nhất trong quá trình lưu trữ hồ sơ của mình.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự HRIS

Bước 2: Lựa chọn nơi lưu trữ hồ sơ

Như đã đề cập ở trên, bạn có thể lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng văn bản hoặc file mềm để tiện tìm kiếm và bảo quản.

Nếu bạn lưu hồ sơ nhân sự bằng văn bản truyền thống thì cần phải chú ý một số vấn đề sau:

  • Nơi lưu trữ khô thoáng, tránh gió, nước, hoả hoạn
  • Nên có tủ kính hoặc các biện pháp phòng chống côn trùng như mối mọt, chuột, gián…
  • Đảm bảo lưu trữ hồ sơ được lâu dài

Nếu bạn chọn lưu trữ bằng file mềm hoặc bằng các phần mềm lưu trữ quản lý hồ sơ nhân sự thì cần phải:

  • Đảm bảo độ an toàn và bảo mật thông tin
  • Nên có biện pháp phòng ngừa trong tình trạng file bị hư hỏng, mất, lỗi
  • Phần mềm cần phải được hỗ trợ kịp thời nếu chẳng may xảy ra sự cố, không truy cập, hoặc không lấy/xem được thông tin nhân sự
  • Có thể lưu trữ thông tin số lượng lớn trong nhiều năm
  • Tìm kiếm và truy xuất dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng

Bước 3: Tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân sự

Sau khi đã có kế hoạch lưu trữ, bạn có thể tiến hành lưu trữ tại văn phòng bằng cách đánh số, phòng ban, nội dung trong những ngăn đã được chia sẵn.

Hoặc tiến hành thiết kế các thư mục riêng một cách khoa học để tránh nhầm lẫn. Một số lưu ý khi tổ chức thư mục:

  • Lưu trữ theo năm, sau khi kết thúc một năm, nhân sự có thể nén tài liệu lại và lưu trữ một bản nữa ra bộ nhớ riêng để tránh mất dữ liệu và giải phòng không gian làm việc cho máy. Đối với dữ liệu nhân sự đã nghỉ việc cũng có thể làm như vậy.
  • Thay đổi icon để tạo điểm nhấn, chú ý với các thư mục quan trọng
  • Một số dữ liệu cần được bảo mật thì nên đặt mật khẩu hoặc để chế độ Read only
Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ nhân sự

Đối với các phần mềm nhân sự thì việc lưu trữ đơn giản hơn rất nhiều. Phần mềm có thể tích hợp nhập / xuất file từ Exel, Word để lưu trữ toàn bộ dữ liệu trên hệ thống. Nhân sự cũng chỉ cần nhập tên là tìm được mọi thông tin của người lao động chỉ trong vài giây.

Bước 4: Thường xuyên kiểm tra, bổ sung, cập nhật hồ sơ

Sắp xếp một lịch trình để kiểm tra và bổ sung các hồ sơ nhân sự cần thiết. Tránh tình trạng nước tới chân mới nhảy vì khi bạn cần gấp một hồ sơ nào đó để báo cáo lại không thể bổ sung ngay được. Công việc này cũng giúp bạn kịp thời phát hiện ra những hỏng hóc, thiếu sót; hồ sơ thất lạc, ẩm ướt, hư hỏng để có biện pháp khắc phục kịp thời.

Nếu bạn muốn lưu trữ thông tin – hồ sơ nhân sự được tiện lợi, an toàn và hiệu quả hơn. Bạn có thể tìm hiểu thêm về phần mềm nhân sự HRIS. Không chỉ tích hợp mỗi phân hệ lưu trữ thông tin – hồ sơ nhân sự. HRIS còn bổ sung thêm nhiều phân hệ khác như: chấm công, tính lương, đào tạo, đánh giá KPI…Tất cả những công việc nhân sự bạn cần đều có thể gói gọn trong một phần mềm nhân sự duy nhất!

Quản lý hồ sơ nhân sự trên phần mềm nhân sự HRIS
Quản lý hồ sơ nhân sự trên phần mềm nhân sự HRIS

>>> Xem thêm: Phàn mềm quản lý nhân sự Online tốt nhất hiện nay

EMSCGiải pháp quản lý nhân sự hiệu quả

(028) 7777 9979