Reasons why HR software implementation can fail

Các doanh nghiệp lựa chọn triển khai phần mềm nhân sự vì nhận thấy được nhiều lợi ích kinh tế và nâng cao hiệu quả mà phần mềm quản lý nhân sự mang lại. Tuy nhiên lại không có ít doanh nghiệp triển khai dự án giữa chừng rồi bỏ dở hoặc gặp thất bại.

Khi việc triển khai phần mềm quản lý nhân sự gặp thất bại thì lý do đầu tiên mà các doanh nghiệp nghĩ tới chính là phần mềm nhân sự đó không đủ tốt để áp dụng vào hệ thống doanh nghiệp. Điều này không hẳn lúc nào cũng đúng bởi trên thực tế còn có các nguyên nhân khách quan và chủ quan khiến phần mềm nhân sự không hiệu quả như mong đợi.

>>> Xem thêm: Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự

1. Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm nhân sự chưa phù hợp

Chỉ cần một thao tác tìm kiếm từ khoá: “Phần mềm nhân sự” trên các trang tìm kiếm sẽ cho ra hàng trăm ngàn kết quả. Do đó doanh nghiệp có thể thoải mái lựa chọn các phần mềm nhân sự tuy nhiên không phải phần mềm nào cũng phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Khi tìm hiểu phần mềm nhân sự, ngoài giá cả ra thì doanh nghiệp còn nên quan tâm đến các tính năng của phần mềm, sự hỗ trợ của đội ngũ triển khai, giao diện cũng như cách sử dụng của có dễ dàng và tiện lợi không. Ngoài ra, bạn cũng nên bỏ thêm thời gian để tìm hiểu về phần mềm đó trên thị trường, các feedback của khách hàng hoặc lấy ý kiến từ các mối quan hệ bạn bè, người thân hoặc từ các doanh nghiệp khác đã sử dụng phần mềm nhân sự đó.

Trước khi triển khai phần mềm nhân sự, bạn cần phải có một kế hoạch cụ thể, phạm vi triển khai dự án và chọn lọc các nhà cung cấp đáp ứng được các tiêu chí doanh nghiệp đề ra. Tránh lựa chọn theo cảm tính để dẫn đến những rủi ro và gây lãnh phí chi phí.

Đặc biệt, các doanh nghiệp lớn, sở hữu khối lượng nhân sự khổng lồ và đặc thù ca kíp thay đổi linh hoạt càng phải kiểm tra kĩ và tìm hiểu liệu nhà cung cấp phần mềm nhân sự có thể mở rộng phạm vi lưu trữ nhân sự  hay không hoặc có thể đáp ứng việc tính công, tính lương phức tạp, chồng chéo hay không… Đảm bảo tính hợp nhất của phần mềm và thực tế tại doanh nghiệp tránh tình trạng triển khai dự án nhưng vẫn không thể tối ưu hoá các công tác nhân sự.

2. Triển khai dự án thất bại do lo ngại thay đổi

Khi doanh nghiệp áp dụng các phần mềm quản lý nhân sự vào thực tiễn. Có một trường hợp rất hay xảy ra đó là nhân viên gặp khó khăn trong việc thích nghi với hệ thống phần mềm quản lý nhân sự mới. Họ quay lại thói quen cũ – làm việc thủ công hoặc chỉ điền một số thông tin vào phần mềm nhân sự mới để người quản lý xem. Thói quen này của nhân viên khiến cho việc triển khai dự án gặp nhiều khó khăn và thất bại vì người dùng không sẵn sàng thay đổi tư duy và thói quen.

Khi áp dụng phần mềm quản lý nhân sự vào doanh nghiệp, các thông tin sẽ trở nên minh bạch hơn, trách nhiệm và hiệu quả làm việc sẽ rõ ràng hơn. Doanh nghiệp phải chấp nhận sự thật rằng không phải ai cũng nhiệt tình với việc triển khai phần mềm nhân sự. Do đó, điều quan trọng là làm cho nhân viên nhận thấy rõ những lợi ích cụ thể mà phần mềm nhân sự mang lại. Từ đó tạo thúc đẩy nhân viên và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc triển khai phần mềm nhân sự thành công tốt đẹp.

3. Thiếu sự hỗ trợ từ phía đối tác

Việc triển khai phần mềm nhân sự và quyết định thành công của dự án phụ thuộc rất lớn từ đội ngũ điều hành. Họ là những người duyệt ngân sách, bắt đầu dự án và kết thúc khi phần mềm được  nghiệm thu. Để đảm bảo dự án được triển khai tốt đẹp, lãnh đạo cần phải thành lập một ban  quản trị dự án để làm rõ ngay từ đầu về nguồn lực, thời gian, ngân sách,…

Nếu ban lãnh đạo không thể theo từng bước trong quá trình triển khai, họ cần uỷ quyền cho vài thành viên tin cậy và có trách nhiệm hỗ trợ đội ngũ dự án hai bên để thuận lợi cho quá trình khảo sát và thực thi phần mềm. Việc không chỉ định Key user mà lựa chọn bất kì ai rảnh rỗi để tham gia dự án là một sai lầm nghiêm trọng.

Sự thờ ơ và bất hợp tác từ phía các doanh nghiệp khiến cho việc triển khai phần mềm kéo dài và khó khăn hơn trong việc vận hành khi phần mềm không thực sự phù hợp với doanh nghiệp. Bởi chỉ những cá nhân trong doanh nghiệp mới biết họ cần gì, khắc phục ở đâu, khúc mắc phần nào, mong muốn ra sao và hoạt động của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Việc phản hồi nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời và dành thời gian hội họp, bàn bạc giữa đội ngũ dự án hai bên sẽ thúc đẩy quá trình triển khai phần mềm nhân sự đi đúng lộ trình, mục tiêu như kỳ vọng.

>>> Xem thêm: Có nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

4. Nhân viên mới không biết cách sử dụng phần mềm nhân sự

Sau khi được đào tạo để sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, các nhân viên cũ có thể đã dần quen thuộc với phần mềm mới nhưng những nhân viên mới thì không. Sau khi lớp nhân viên cũ được thay thế bởi lớp nhân viên mới, phần mềm nhân sự có thể sẽ bị lãng quên bởi không có người cập nhật và thực hiện.

Để đảm bảo việc vận hành phần mềm trơn tru, hãy đảm bảo nhân sự có kế hoạch đào tạo cho tất cả nhân viên kể cả nhân viên mới vào trong công ty về phần mềm nhân sự doanh nghiệp đang sử dụng. Ngoài ra nên chuẩn bị sẵn bảng hướng dẫn sử dụng để truyền thông trong công ty.

Một số công ty sản xuất thường sử dụng công nhân để làm việc, điều này cũng ít nhiều ảnh hưởng đến phần mềm nhân sự nếu số lượng nhân sự không có smart-phone hoặc không biết sử dụng phần mềm chiếm số lượng nhiều. Để chắc chắn thuận tiện, doanh nghiệp có thể khảo sát nội bộ trước để chuẩn bị cho kế hoạch sử dụng phần mềm nhân sự.  Hoặc liên hệ nhà cung cấp phần mềm nhân sự để có giải pháp cho các vấn đề phát sinh của nhóm công nhân này.

Nguyên nhân khiến việc triển khai phần mềm nhân sự thất bại
Nhà cung cấp phần mềm nhân sự HRIS có nhiều năm kinh nghiệm triển khai phần mềm nhân sự thành công

LIÊN HỆ

EMS CORPORATION

EMSCGiải pháp phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả

(028) 7777 9979