Ngày 24/12/2025, Chính phủ ban hành Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, chính thức đặt nền móng pháp lý cho việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử tại Việt Nam. Đây được xem là bước đi quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số lĩnh vực quản trị nhân sự, giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy, đồng thời tăng tính minh bạch và hiệu quả quản lý lao động.

Theo quy định, Nghị định có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và được triển khai đồng bộ trên toàn quốc từ ngày 01/07/2026.

1. Nghị định này điều chỉnh những nội dung gì?

Nghị định 337/2025/NĐ-CP tập trung quy định toàn diện về:

• Việc giao kết, thực hiện và quản lý hợp đồng lao động điện tử;
• Trách nhiệm của người sử dụng lao động, người lao động và các tổ chức cung cấp dịch vụ liên quan;
• Việc xây dựng, kết nối và vận hành Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phục vụ quản lý nhà nước.

Nói cách khác, đây là “khung pháp lý chính thức” để doanh nghiệp có thể yên tâm ký hợp đồng lao động bằng hình thức điện tử thay cho hợp đồng giấy truyền thống.

2. Hợp đồng lao động điện tử được hiểu như thế nào?

Theo Nghị định, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, được ký kết, gửi nhận và lưu trữ thông qua phương tiện điện tử.

Điểm quan trọng là:
Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lao động.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng hợp đồng điện tử trong tuyển dụng, ký kết, gia hạn hay chấm dứt hợp đồng lao động mà không lo rủi ro pháp lý.

3. Nguyên tắc khi giao kết hợp đồng lao động điện tử

Việc ký kết hợp đồng điện tử phải tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản:

• Hai bên tham gia hoàn toàn tự nguyện, minh bạch và có đầy đủ năng lực pháp lý.
• Thông tin trong hợp đồng phải được bảo mật, không bị chỉnh sửa, can thiệp trái phép.
• Danh tính người ký phải được xác thực rõ ràng, có chữ ký điện tử hợp lệ.
• Hợp đồng phải được gửi và lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu để có thể tra cứu khi cần.

Những nguyên tắc này nhằm đảm bảo rằng hợp đồng điện tử có độ tin cậy tương đương; thậm chí cao hơn hợp đồng giấy truyền thống.

4. Điều kiện để triển khai hợp đồng lao động điện tử

Để triển khai hợp đồng lao động điện tử đúng quy định, cả doanh nghiệp và người lao động đều cần đáp ứng một số điều kiện nhất định.

Về mặt kỹ thuật, hệ thống eContract sử dụng để ký hợp đồng phải:

• Có chức năng xác thực danh tính người ký (bao gồm dữ liệu sinh trắc học như vân tay, khuôn mặt, mống mắt, giọng nói…);
• Hỗ trợ chữ ký số và ghi nhận dấu thời gian;
• Đảm bảo an toàn thông tin và khả năng lưu trữ lâu dài;
• Có khả năng kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Nhà nước quản lý.

Về phía người sử dụng lao động và người lao động:

• Phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự;
• Có phương tiện điện tử phù hợp để ký và nhận hợp đồng;
• Thực hiện đúng quy trình xác thực theo quy định.

5. Gửi, lưu trữ và quản lý hợp đồng lao động điện tử

Sau khi hợp đồng được ký kết, hệ thống phải:

• Gửi hợp đồng đến các bên liên quan dưới dạng thông điệp dữ liệu;
• Lưu trữ an toàn trong suốt thời hạn theo quy định của pháp luật;
• Cho phép truy xuất, đối chiếu khi có tranh chấp hoặc yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.

Đặc biệt, hợp đồng lao động điện tử phải được kết nối và đồng bộ với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia, phục vụ công tác quản lý, thanh tra và thống kê.

6. Trách nhiệm của các bên liên quan

Người sử dụng lao động có trách nhiệm tổ chức ký kết hợp đồng đúng quy định, bảo đảm quyền lợi cho người lao động và lưu trữ hồ sơ đầy đủ.

Người lao động có trách nhiệm bảo mật thông tin đăng nhập, chữ ký số và phối hợp thực hiện các thủ tục điện tử theo yêu cầu.

Đơn vị cung cấp nền tảng công nghệ phải bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn dữ liệu và tuân thủ các quy định về giao dịch điện tử.

DỊCH VỤ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ HRIS – CHUẨN HÓA QUY TRÌNH KÝ KẾT, TỐI ƯU VẬN HÀNH NHÂN SỰ

Hợp đồng điện tử của HRIS giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình ký kết lao động từ khởi tạo, phê duyệt, ký số đến lưu trữ và tra cứu trên một nền tảng tập trung. Thay vì xử lý thủ công qua nhiều khâu rời rạc, HR có thể chủ động quản lý hợp đồng theo từng giai đoạn, đảm bảo đúng quy trình, đúng người, đúng thời điểm. Giải pháp đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều phòng ban hoặc lực lượng lao động phân tán.

Điểm đặc biệt của hợp đồng điện tử HRIS:

• Phân quyền chi tiết theo vai trò: Cho phép thiết lập quyền tạo, xem, chỉnh sửa, phê duyệt hoặc ký hợp đồng theo từng cấp (HR, quản lý, lãnh đạo…), đảm bảo đúng người – đúng trách nhiệm – đúng thẩm quyền.
• Tích hợp liền mạch với hồ sơ nhân sự: Thông tin hợp đồng tự động đồng bộ vào hồ sơ nhân viên, giảm nhập liệu thủ công và hạn chế sai sót dữ liệu.
• Ký số hợp pháp, bảo mật cao: Ứng dụng chữ ký số đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật, đảm bảo giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy.
• Quản lý vòng đời hợp đồng thông minh: Theo dõi trạng thái ký, thời hạn hiệu lực, lịch sử chỉnh sửa và cảnh báo gia hạn kịp thời.
• Trải nghiệm nhất quán cho người dùng: Giao diện trực quan, thao tác đơn giản cho cả HR, quản lý và người lao động.

Lợi ích mang lại cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành: Rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hợp đồng, giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển giấy tờ.
• Nâng cao tính tuân thủ và kiểm soát rủi ro: Mọi thao tác đều được ghi nhận, truy vết rõ ràng, hạn chế sai sót và tranh chấp pháp lý.
• Tăng hiệu suất làm việc của bộ phận HR: HR tập trung vào công việc chiến lược thay vì xử lý thủ công các thủ tục hành chính.
• Thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện: Hợp đồng điện tử trở thành nền tảng quan trọng trong hệ sinh thái HRIS, góp phần chuẩn hóa và hiện đại hóa quản trị nhân sự doanh nghiệp.

Đừng để quy trình hợp đồng thủ công kìm hãm tốc độ vận hành của doanh nghiệp bạn.
Hãy chuyển sang Hợp đồng điện tử HRIS để chuẩn hóa quy trình, kiểm soát rủi ro và tối ưu hiệu suất ngay hôm nay.

📞 Liên hệ ngay hotline 028 7777 9979 để được tư vấn trực tiếp giải pháp phù hợp với mô hình doanh nghiệp của bạn và trải nghiệm quy trình ký kết hiện đại – nhanh chóng – bảo mật tuyệt đối.

EMSC –  Giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả