- Yêu cầu tư vấn
- 0936 303 303
- contact@emsc.vn
Hợp đồng điện tử là gì? Ký kết hợp đồng điện tử hợp pháp
Hợp đồng điện tử đã không còn là khái niệm quá xa lạ với các doanh nghiệp ngày nay. Trái lại, nó còn có rất nhiều lợi ích mà các doanh nghiệp hướng tới việc chuyển đổi số rất ưa chuộng. Ngoài việc tiết kiệm chi phí, thời gian, không gian lưu trữ; HRIS còn đảm bảo an toàn, ký kết nhanh chóng và có nhiều ưu điểm. Cùng EMSC tìm hiểu thêm về hợp đồng điện tử nhé!
Hợp đồng điện tử là gì?
Theo điều 33, khoản 12, điều 4 Luật giao dịch điện tử năm 2005, trong đó:
“Hợp đồng điện tử” là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp điện tử theo quy định của Luật này.
“Thông điệp dữ liệu” là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
“ Phương tiện điện tử” là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
Kết luận
Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc các công nghệ tương tự.
Cơ sở pháp lý của hợp đồng điện tử
Hợp đồng điện tử (HDDT) hoàn toàn được pháp luật công nhận và có giá trị ngang bằng với hợp đồng giấy.
Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11
- Định nghĩa về hợp đồng điện tử
- Thừa nhận tính pháp lý của HDDT
- Nguyên tắc giao kết và thực hiện HDDT
Nghị định 85/2021/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Nghị định số 52/2013/NĐ-CP về Thương mại điện tử
- Bổ sung quy định về chứng thực hợp đồng điện tử
Nghị định số 130/NĐ-CP về Chữ ký số và dịch vụ Chứng thực chữ ký số
- Giá trị của chữ ký số trên thông điệp dữ liệu là tương đương với chữ ký trên văn bản giấy
- Giá trị của chữ ký số của cơ quan/tổ chức trên thông điệp điện tử tương đương với con dấu
- Giá trị của chữ ký số cá nhân là tương đương với chữ ký cá nhân
Điều 119.1.Bộ luật Dân sự 2015
- Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể
- Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.
Bộ luật Tố tụng dân sự 2015
Điều 94.1.Chứng cứ
- Chứng cứ được thu thập từ các nguồn sau đây
- Tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được, dữ liệu điện tử
2. Điều 95.3.Xác định chứng cứ
- Thông điệp dữ liệu điện tử được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Lợi ích của hợp đồng điện tử
Hợp đồng điện tử là phiên bản tốt hơn, cải tiến hơn so với hợp đồng giấy truyền thống
| HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ | HỢP ĐỒNG GIẤY |
| Quy trình đơn giản – Tự động hóa toàn bộ quy trình – Upload hợp đồng – Set up quy trình – Thông báo cho các bên liên quan – Ký hợp đồng online | Quy trình phức tạp – Với nhiều bên phải có mặt và tham gia – In ấn hợp đồng – Xác định các bên liên quan – Lưu trữ – Tốn chi phí quản lý |
| Tiết kiệm chi phí và không gian lưu trữ – Lưu trữ không giới hạn – Ký trực tiếp bằng máy tính, tablet, điện thoại – Ký kết mọi lúc, mọi nơi – Không giới hạn số lượng hợp đồng | Tốn thời gian và chi phí lưu trữ – Ký trực tiếp – Mỗi đối tượng có một hợp đồng riêng – Không thân thiện với môi trường – Mất thời gian và chi phí in ấn |
| Ứng dụng nhiều loại chữ ký số – Chữ ký số bằng hình ảnh – Chữ ký số bằng USB Token – Chữ ký số thông qua server HSM | Chỉ ký kết bằng tay – Chữ ký bằng tay – Bất tiện khi đối tượng ở xa hoặc bận rộn |
| Bảo mật, nhanh chóng và hiện đại – Lưu trữ trên cloud data center – Hệ thống bảo mật đạt chuẩn Việt Nam và Quốc tế – Tìm kiếm nhanh chóng, dễ dàng truy xuất | Cần lưu kho để quản lý – Tốn diện tích lưu trữ- Dễ mất mát, thất lạc – Tính bảo mật thấp – Tìm kiếm thông tin và truy xuất khó khăn |
| Tiết kiệm 90% thời gian và chi phí | Tốn thời gian để chuyển phát hợp đồng, rủi ro lưu trữ, thất lạc, mất mát |
Quy trình ký kết bằng hợp đồng điện tử
Quy trình ký kết HDDT đơn giản, nhanh chóng và hoàn toàn bảo mật.
Bước 1: Nhận email
Người lao động/khách hàng nhận H Đ ĐT qua email đã đăng ký và nhập mã xác thực thông tin.
Bước 2: Kiểm tra hợp đồng
Người lao động/khách hàng đọc lại nội dung hợp đồng ngay trên các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính…
Bước 3: Ký số
Người lao động/khách hàng chọn ký nhận bằng các hình thức chữ ký số bằng hình ảnh, chữ ký số bằng USB Token, chữ ký số thông qua server HSM và xác thực bằng SMS OTP
Bước 4: Nhận hợp đồng đã ký
Hợp đồng có xác nhận của hai bên sẽ được gửi qua email. Đây là bản hợp đồng có giá trị pháp lý như bản giấy truyền thống.
Về phía người lao động:
NLĐ ký điện tử bằng hình thức ký ảnh và có xác thực qua email/ĐT để đảm bảo xác định được người ký và năng lực hành vi sẽ có giá trị pháp lý.
Về phía doanh nghiệp
Thông thường DN sẽ mua OTP cho NLĐ, vì chi phí cho 1 lần ký không quá lớn. Hợp đồng đã ký xong được lưu trữ trên hệ thống của HRIS.econtract nên dễ dàng tìm kiếm và tra cứu.
Ưu điểm của hợp đồng điện tử HRIS
- Tự động hóa toàn bộ quy trình: Từ khâu khởi tạo hợp đồng, phê duyệt, ký nháy, ký số, lưu trữ, thống kê và nhắc nhở đều có thể tự động hóa. Hỗ trợ quá trình ký kết hợp đồng điện tử diễn ra nhanh chóng, bảo mật và tiết kiệm thời gian một cách tối đa.
- Quản lý tài liệu an toàn, dễ truy xuất và tìm kiếm: hợp đồng được lưu trữ trên hệ thống đám mây hoặc hệ thống mà HRIS cung cấp với nhiều lớp bảo mật tránh việc mất mát, thất lạc hoặc lộ thông tin ra ngoài
- Phân quyền xem, ký kết, tải tài liệu theo từng bộ phận, phòng ban, vị trí, chức vụ
- Ký kết linh hoạt: ký kết HDDT mọi lúc mọi nơi
- Tiết kiệm 90% chi phí và thời gian như ký kết và lưu trữ hợp đồng truyền thống
- Đội ngũ nhân viên hỗ trợ 24/7, giải đáp và giúp đỡ bộ phận nhân sự giải quyết các vấn đề phát sinh
Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu về hợp đồng điện tử HRIS hoặc cần tư vấn thêm; vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ tận tình nhất qua số Hotline 028 7777 9979 hoặc để lại thông tin TẠI ĐÂY.
