5 bước tạo dựng quy tắc doanh nghiệp mà mọi nhà quản trị cần biết

5 bước tạo dựng quy tắc doanh nghiệp mà mọi nhà quản trị cần biết

5 bước tạo dựng quy tắc doanh nghiệp mà mọi nhà quản trị cần biết

Doanh nghiệp của bạn chưa có các quy tắc chuẩn hoá, rõ ràng? Bạn không biết phải làm gì để đưa nhân viên vào một “quỹ đạo” ổn định? Cùng bắt tay vào tạo dựng quy tắc bằng 5 bước dưới đây.

Quy tắc trong doanh nghiệp không đồng nghĩa với một chế tài xử phạt hay phong cách lãnh đạo chuyên chế (authority-culture). Nó đề cập tới việc làm thế nào để xây dựng được một môi trường làm việc an toàn và thoải mái cho cả nhân viên và nhà quản lý.

Quy tắc doanh nghiệp hoạt động tốt nhất khi đã có sẵn niềm tin giữa nhà quản lý và nhân viên. Nền tảng này khởi nguồn từ những cuộc giao tiếp rõ ràng và được trau dồi xuyên suốt quá trình làm việc chung trong doanh nghiệp.

Để duy trì trật tự và sự tôn trọng lẫn nhau tại nơi làm việc, bạn cần thiết phải tạo dựng một quy tắc doanh nghiệp đầy đủ, rõ ràng, hữu ích, chính thống và tuân thủ theo quy định của pháp luật.

Quy trình 5 bước dưới đây chính là con đường tạo dựng các quy tắc doanh nghiệp hiệu quả nhất dành cho bạn.

Bước 1. Nắm được những gì pháp luật quy định về quy tắc doanh nghiệp

Quy tắc có thể được tạo dựng dưới nhiều hình thức, tùy thuộc vào vấn đề và mức độ thường xuyên xảy ra.

Nó có thể là một quy định cơ bản về các chứng chỉ bắt buộc đối với nhân viên, hoặc nghiêm trọng như chính sách giảm trừ tiền lương đối với những cá nhân không đạt KPI 2 tháng liên tiếp. Những điều này được thống nhất bởi lãnh đạo cấp cao và có hiệu lực trong phạm vi riêng doanh nghiệp đó.

Tuy nhiên, có những quy định được pháp luật bao quát rộng rãi về quyền hạn và lợi ích của cả hai phía – doanh nghiệp và nhân viên.

Ví dụ như Bộ Luật Lao Động được Quốc hội thông qua năm 2012 bao gồm 242 điều luật áp dụng cho mọi đối tượng là người lao động Việt Nam; người học nghề, tập nghề và người lao động khác; người sử dụng lao động; người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan trực tiếp đến quan hệ lao động.

quy tắc doanh nghiệp

Kỷ luật của doanh nghiệp phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật

Nắm rõ các điều luật này giúp bạn chủ động tránh được mọi rắc rối liên quan tới vấn đề pháp lý, có thể phát sinh trong một số trường hợp như:

– Nhân viên muốn huỷ hợp đồng trước thời hạn

– Nhân viên yêu cầu được tăng lương, giảm giờ làm

– Nhân viên muốn khởi kiện vì cho rằng bị bóc lột sức lao động

– Nhân viên đòi quyền lợi khi ốm đau, sinh đẻ

– Nhân viên còn yếu kém, không phù hợp với văn hoá công ty,…

Mọi quy định ban hành nội bộ cũng cần tuân thủ theo bộ luật này. Bạn có thể tham khảo ý kiến của nhân viên pháp chế hoặc luật sư riêng của doanh nghiệp.

Bước 2. Thiết lập các quy tắc rõ ràng cho nhân viên

Bạn không thể trách phạt nhân viên khi họ chưa hề biết đó là hành vi trái quy định. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp phải rõ ràng và minh bạch tất cả những quy tắc xoay quanh quy tắc doanh nghiệp.

Có một vài quy tắc tại nơi làm việc phổ biến mà bạn sẽ muốn đưa vào sổ tay nhân viên:

  • Về việc chấm dứt hợp đồng lao động

Ví dụ, công ty bạn có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng với một nhân viên mà không công bố lý do rộng rãi; nhân viên cũng có quyền xin nghỉ việc bất cứ lúc nào miễn là báo cho người quản lý trước 20 ngày.

Những điều này cần đưa vào văn bản, có chữ ký và con dấu đỏ của đại diện doanh nghiệp.

  • Về trang phục tại nơi làm việc

Một số doanh nghiệp bắt buộc nhân viên mặc đồ công sở 6 ngày/tuần, một số khác lại thoải mái hơn với thường phục.

Quy định này do công ty tự đưa ra tuỳ theo tính chất công việc, miễn là bạn đã tuyên bố rõ ràng từ trước và đảm bảo nó không vi phạm đạo đức, phân biệt vùng miền,…

  • Về bộ quy tắc hành vi

Đây là một yếu tố kỷ luật rất khó khăn để xác định. Chúng bao gồm cách nhân viên hòa hợp với đồng nghiệp, cách đối xử với khách hàng, sử dụng ngôn ngữ phù hợp, bảo vệ môi trường, phản ứng khi xảy ra mâu thuẫn nội bộ nhóm,…

Liệt kê tất cả những gì bạn mong đợi vào văn bản cụ thể và ban hành nó. Lưu ý rằng bộ quy tắc hành vi nên được thường xuyên cập nhật bổ sung khi doanh nghiệp có sự thay đổi: chuyển sang địa điểm mới, mở rộng cấu trúc nhân sự,… hay đơn giản là khi nhận thấy có cách làm tốt hơn.

  • Về năng suất và đạo đức làm việc

Năng suất và đạo đức làm việc liên quan đến những gì bạn mong đợi một nhân viên sẽ làm và các tiêu chuẩn cụ thể để hoàn thành công việc đó.

Ví dụ, bạn muốn giải quyết tình trạng nhân viên trễ deadline thường xuyên nên áp dụng cơ chế lương thưởng theo trạng thái công việc trong quy mô toàn công ty. Hoặc bạn luôn yêu cầu nhân viên đánh dấu hoàn thành công việc để phần mềm quản lý nhân sự cập nhật tiến độ dự án chính xác nhất,…

  • Về các hành vi bất hợp pháp

Các hành vi vi phạm pháp luật, chẳng hạn như lừa đảo, trộm cắp, bạo lực, vi phạm bảo mật, sử dụng ma túy,… cần sự trình báo của bạn tới cơ quan chính quyền, bất kể trong nội quy doanh nghiệp đã có cơ chế xử lý nội bộ hay chưa.

Tựu chung lại, nguyên tắc thiết lập kỷ luật trong doanh nghiệp có thể tóm gọn lại trong 3 chữ “Đừng giả định”.

Đừng giả định rằng nhân viên của bạn luôn biết rõ điều tiếp theo cần làm khi đã hoàn thành một công việc. Cũng đừng giả định rằng họ đã có sẵn thói quen đến văn phòng sớm hơn 10 phút mỗi ngày.

Hãy đề cập tới tất cả những điều đó BẰNG VĂN BẢN, và ban hành tới tất cả nhân viên. Một điều luật về việc họ phải tuân thủ những kỷ luật này cũng cần có trong hợp đồng lao động.

Bước 3. Thiết lập các quy tắc rõ ràng cho nhà quản lý cấp trung

Là người nắm quyền cao nhất trong doanh nghiệp, bạn còn cần quan tâm tới việc thực thi kỷ luật của các nhà quản lý cấp trung – là cấp dưới của bạn.

Trên thực tế, các nhà quản lý có phong cách lãnh đạo khác nhau: một người có thể nghiêm khắc tuyệt đối, và người khác thì khoan dung, mềm mỏng hơn. Điều đó dẫn tới tình huống 2 nhân viên khác phòng ban nhận 2 hình thức kỷ luật khác nhau, cho dù có chung lỗi vi phạm. Có một vài tin đồn tiêu cực lan truyền trong nhân viên bởi sự chênh lệch này.

Đó là lý do vì sao tất cả nhà quản lý phải nhất quán trong việc thực thi kỷ luật doanh nghiệp và bình đẳng trong việc xử phạt các cá nhân vi phạm.

Bạn có thể áp dụng các mẹo sau để truyền đạt tinh thần này tới các cấp quản lý:

– Thường xuyên tổ chức các khoá on-the-job training (đào tạo tại chỗ) cho các cấp quản lý, trong đó chính sách kỷ luật là một nội dung quan trọng

– Đảm bảo rằng các nhà quản lý không bao giờ đưa ra lời hứa suông với nhân viên về sự cải thiện chất lượng nào đó trong tương lai

– Hãy chú ý đến các vấn đề kỷ luật để đảm bảo tất cả nhân viên đều có cùng trải nghiệm.

– Ban hành một biểu mẫu chung tới tất cả bộ phận trong doanh nghiệp, nếu quy trình của bạn yêu cầu một thông báo bằng văn bản khi có nhân viên vi phạm kỷ luật.

– Có một hệ thống phần mềm cho phép bạn xem lại lịch sử xử phạt nhân viên

– Đánh giá nhân viên 360 độ để hạn chế nhận định chủ quan từ một người

Trong trường hợp xấu nhất, hãy nghiêm túc thi hành kỷ luật người quản lý của bạn nếu họ cố tình vi phạm các chính sách chung của công ty.

Bước 4. Quyết định hình thức kỷ luật bạn sẽ áp dụng

Có rất nhiều hình thức kỷ luật bạn có thể áp dụng trong doanh nghiệp.

Bạn có thể sử dụng cách trừng phạt nghiêm khắc hoặc tạo thêm cho nhân viên cơ hội sửa chữa lỗi lầm. Lựa chọn này tùy thuộc vào sở thích của bạn, những gì khiến bạn hài lòng, và cả những gì bạn nghĩ là tốt nhất cho doanh nghiệp.

  • Hình thức kỷ luật luỹ tiến

Đây là một hình thức kỷ luật phổ biến vì nó có xu hướng bảo vệ nhà tuyển dụng khỏi các rắc rối liên quan tới pháp lý, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng ưa thích áp dụng.

Bạn chưa ngay lập tức xử lý nhân viên vi phạm mà cung cấp cho họ một khoảng thời gian sửa chữa; nhưng nếu họ không khắc phục được vấn đề, mức độ nghiêm trọng của kỷ luật sẽ tăng lên.

Ví dụ, khi một nhân viên vi phạm quy tắc, bạn bắt đầu nhắc nhở bằng lời nói. Tiếp theo, bạn sẽ ban hành một văn bản cảnh báo được ký tên bởi nhà quản lý, nhân chứng và nhân viên và lưu trữ lại trong hồ sơ. Sau nhiều văn bản không thu về phản hồi tích cực, hãy đưa ra cảnh báo cuối cùng. Quản chế (trừ lương, giám sát chặt chẽ,…) là giai đoạn tiếp theo của luỹ tiến. Hình thức kỷ luật cuối cùng và cũng là nghiêm trọng nhất là buộc thôi việc.

  • Kế hoạch “lấy đức trị nhân”

Bạn không hề đề cập tới việc khắc phục vấn đề hay đưa ra hình phạt cho nhân viên vi phạm. Thay vào đó, bạn đầu tư vào các kế hoạch cải thiện hiệu suất và xây dựng quy trình đào tạo nội bộ nhằm giúp nhân viên đó trở nên tốt hơn.

Với kế hoạch này, nhân viên được coi là một “dự án” có giá trị và xứng đáng để đầu tư, bất chấp phần rủi ro tiềm ẩn trong đó.

  • Luân chuyển hoặc đình chỉ công tác

Hình thức này thường chỉ áp dụng khi xảy ra các hành vi hoặc xung đột nghiêm trọng, trong đó nhân viên vi phạm phải bị loại bỏ khỏi bối cảnh ngay lập tức nhưng không thể cho nghỉ việc.

Luân chuyển công tác nghĩa là bắt đầu một vị trí công việc mới, trong khi đình chỉ mang ý nghĩa nhân viên phải đáp ứng một số điều kiện trong khoảng thời gian nhất định, nếu không sẽ bị cho nghỉ việc.

Bước 5. Lưu trữ tài liệu liên quan tới kỷ luật nhân viên

Nếu việc kỷ luật nhân viên của bạn dẫn đến sa thải hoặc có liên quan tới pháp lý, bạn cần thiết phải có các tài liệu làm bằng chứng để tránh những rắc rối nảy sinh.

Hơn nữa, nếu bạn chỉ đơn giản là lưu ý các vấn đề và đột ngột kỷ luật nhân viên khi bạn thấy nó đã quá tải, đó là điều không công bằng với nhân viên. Họ có thể không biết những gì họ từng làm lại nghiêm trọng như vậy.

Tài liệu liên quan tới kỷ luật nhân viên bao gồm 2 loại:

  • Hồ sơ nhân viên

Đây là tài liệu và ghi chú bạn đã thực hiện và lưu trong hồ sơ nhân viên nhưng không công bố rộng rãi, bao gồm kết quả biểu mẫu đánh giá năng lực nhân viên, lịch sử những lần nhắc nhở bằng lời nói,… có được trong quá trình xử lý kỷ luật.

Chúng không có giá trị pháp lý cao như văn bản cảnh báo chính thức nhưng đủ để thể hiện rằng phía bạn đã có động thái tích cực nhưng không được phản hồi.

  • Văn bản cảnh báo

Nếu bạn sử dụng các cảnh báo dưới dạng văn bản, hãy chia sẻ với nhân viên vi phạm một cách riêng tư. Nó là bằng chứng cho thấy quy trình kỷ luật đã diễn ra từ lâu và đang có nguy cơ dẫn tới việc chấm dứt hợp đồng lao động nếu nhân viên không sớm thay đổi.

Tạm kết

Nhân viên không phải là những đứa trẻ bạn có quyền dạy dỗ, và việc nghĩ rằng hình phạt tiêu cực sẽ mang lại một thay đổi tích cực quả là ngu ngốc. Ngay cả khi hành vi của bạn là đúng đắn, nhân viên vẫn có thể cảm thấy bực bội và sẵn sàng rời đi khi có cơ hội công việc mới.

Bởi vậy, đừng bao giờ coi kỷ luật doanh nghiệp sinh ra để phục vụ việc trừng phạt nhân viên. Hãy minh bạch và rõ ràng mọi quy trình tạo dựng ra nó; và một khi mọi văn bản quy định đã được ban hành, hãy cùng các quản lý cấp dưới và nhân viên của bạn nghiêm túc tuân thủ.

(028) 7777 9979

Call Now