ChatGPT ra đời đã đánh dấu một sự khởi đầu mạnh mẽ của các công cụ công nghệ, hỗ trợ công việc của hàng tỷ người trên thế giới. Các phần mềm quản lý nhân sự từ lâu cũng đã trở thành một cánh tay đắc lực không thể thiếu của người làm công tác quản trị nhân sự. Vì vậy việc lựa chọn phần mềm nhân sự đúng và phù hợp cho mỗi doanh nghiệp luôn là nỗi trăn trở hàng đầu.

Để lựa chọn một phần mềm nhân sự phù hợp với doanh nghiệp, cần quan tâm đến những tiêu chí sau:

1. Tính đáp ứng của phần mềm nhân sự

Phần mềm nhân sự nên giải quyết được ít nhất một trong những lý do quan trọng nhất dẫn tới việc doanh nghiệp muốn sử dụng phần mềm nhân sự.

Ví dụ như doanh nghiệp muốn sử dụng phần mềm nhân sự do công ty mở rộng, có quá nhiều nhân viên mà việc quản lý bằng word hay excel không còn hiệu quả, tốn nhiều thời gian, không còn chuẩn xác thì cần tìm những phần mềm giải quyết những vấn đề sau:

• Phần mềm phải giải quyết được bài toán công lương phức tạp, chồng chéo, dữ liệu đầu vào ở nhiều chi nhánh, đầu ra phải chính xác, khớp với thực tế
• Tốc độ tuy cập và tải dữ liệu phải nhanh chóng, ít bị văng, đơ, lỗi; nếu không khi chấm công với việc hàng ngàn người truy cập vào hệ thống cùng một lúc sẽ gây nhiều sai sót, mất thời gian không đáng có
• Quan tâm đến việc mở rộng gói nhân sự về sau
• Tham khảo thêm về các doanh nghiệp khác đã sử dụng phần mềm để biết thực tế tình hình các công ty vận hành như thế nào

Tính đáp ứng của phần mềm nhân sự quyết định rất lớn vào thành công của việc triển khai phần mềm cho doanh nghiệp, để tránh việc đầu tư không hiệu quả, mất nhiều thời gian tìm hiểu, chi phí vào những phần mềm không phù hợp; người sử dụng hãy yêu cầu được demo trực tiếp hoặc dùng thử phần mềm để đưa ra lựa chọn đúng đắn nhất.

2. Tính bảo mật

Lương, thưởng, phúc lợi hay các chính sách ưu tiên luôn là những thông tin nhạy cảm mà mỗi cá nhân hay bộ phận nhân sự nói chung không bao giờ muốn để lộ ra. Việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự sẽ có nhiều nguy cơ nếu tính bảo mật của hệ thống có vấn đề, nhầm lẫn trong lúc phê duyệt quyền hạn sử dụng, hoặc đối tác để lộ thông tin dữ liệu ra bên ngoài.

Nhân sự cần lưu ý đến vấn đề bảo mật thông tin để lựa chọn những nhà cung cấp uy tín, có trách nhiệm và có ký kết về quyền hạn trong hợp đồng.

3. Đội ngũ hỗ trợ và giải quyết vấn đề

Bất kỳ một phần mềm nào cũng sẽ có lúc xảy ra sai sót, bị treo, bị văng, tốc độ load chậm; việc hỗ trợ tận tình bất kể ngày mưa hay ngày nắng, ngày lễ hay ngày nghỉ, luôn chịu trách nhiệm và gọi luôn luôn nghe máy sẽ là những điểm cộng cho những nhà cung cấp phần mềm luôn hết mình vì công việc và giảm thiểu rủi ro thấp nhất cho doanh nghiệp.

Đội ngũ triển khai dự án nên là những người có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự, đội ngũ này không chỉ giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng, đơn giản mà còn cung cấp cho doanh nghiệp thêm những thông tin hữu ích để cải cách lại các quy trình, thủ tục hành chính, các phương pháp để tận dụng tối đa 99% công suất tự động hóa.

4. Giá cả, chi phí phát sinh

Ngân sách là tiêu chí hàng đầu cho việc lựa chọn một phần mềm nhân sự. Phần mềm nhân sự có hai loại, 1 là tùy chỉnh theo từng yêu cầu của doanh nghiệp, 2 là phần mềm đóng gói, mua chức năng nào thì doanh nghiệp sẽ tính phí chức năng ấy.

Có câu “’Tiền nào của nấy” nhưng không phải lúc nào mắc tiền cũng là một sự lựa chọn tốt và phù hợp. HR cần phải xác định đặc thù doanh nghiệp có phức tạp hay không, có khó khăn gì cần nhiều sự hỗ trợ không, các phần mềm nhân sự đơn giản có đáp ứng tốt các tiêu chí trên hay không… để lựa chọn loại phần mềm hợp lý nhất.

Một số phần mềm nhân sự sẽ tính phí dựa trên số lượng nhân viên sử dụng, quy mô hoặc tính phí dựa trên các chức năng triển khai. Khi có yêu cầu phát sinh thêm hoặc các bản cập nhật mới, doanh nghiệp cần trả thêm chi phí. Đây cũng là một điều bộ phận nhân sự cần làm rõ, tránh tình trạng doanh nghiệp có nhiều biến động về nhân sự hoặc mở rộng quy mô sẽ phải đầu tư chi phí cao.

Sau đây, EMSC xin được giới thiệu một số phần mềm quản lý nhân sự phổ biến tại Việt Nam

Phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp vừa và lớn

Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, số lượng nhân sự đông, phân bổ ở nhiều chi nhánh, công trình, nhân sự onsite, đặc thù khó nhằn về ngành nghề và tính chất phức tạp của công việc… Các phần mềm nhân sự thiết kế theo nhu cầu của khách hàng là sự lựa chọn thích hợp nhất.

1. Phần mềm nhân sự HRIS

Phần mềm quản lý nhân sự HRIS ra đời từ năm 2016 bởi công ty cổ phần Giải pháp quản lý hiệu quả (EMSC). Dù là một phần mềm trẻ mới gia nhập thị trường nhưng HRIS được rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn tin tưởng và đánh giá cao như Coteccons, An Cường, Đức Việt Foods, Andros Asia, PPJ, TMI, Nhật Việt Trans, Tân Á Đại Thành, Điện Quang…

✤ Điểm nổi bật của phần mềm quản lý nhân sự HRIS

• Phần mềm nhân sự toàn diện: HRIS cung cấp nhiều chức năng từ các chức năng lõi như quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương, tuyển dụng, bảo hiểm đến các tiện ích bổ sung như đánh giá, khảo sát, quản lý tài sản, quản lý nhân tài, đào tạo, y tế, E-Learning…
• Mặc dù là phần mềm thiết kế theo yêu cầu của doanh nghiệp nhưng người dùng có thể tự thao tác độc lập và linh hoạt các trường dữ liệu mà không cần phải code lại hệ thống hay các kiến thức chuyên môn về IT
• Đặc biệt HRIS có tính đáp ứng rất cao các ngành nghề thuộc lĩnh vực xây dựng, may mặc, sản xuất, chế biến…vì giải quyết được các bài toán công lương, ca kíp phức tạp, vấn đề mà bộ phận nhân sự ngành này rất đau đầu khi lựa chọn phần mềm nhân sự. Phần mềm HRIS chuyên thay thế cho các phần mềm khác không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.
• Khi triển khai dự án, Ban lãnh đạo còn cam kết KHÔNG HIỆU QUẢ – TRẢ LẠI TIỀN
• App quản lý nhân sự HRIS hiện đại, toàn diện và sử dụng có hiệu quả cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. Dù cho số lượng nhân viên lên đến >20,000 người.
• Chi phí một lần trọn gói, không phát sinh thêm, hỗ trợ cập nhật phiên bản mới, sửa lỗi hệ thống, cập nhật các thay đổi của luật; không tính phí phát sinh user

✤ Chi phí

Chi phí sử dụng phần mềm HRIS sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, mức độ tùy chỉnh và các yêu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với các ưu điểm trên, phần mềm HRIS sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi quản lý nhân sự và giúp nâng cao hiệu quả hoạt động. Vui lòng liên hệ với đội ngũ EMSC để được demo trực tiếp và nhận báo giá cụ thể cho từng tình hình của doanh nghiệp.

2. Phần mềm nhân sự Cadena

Xuất hiện trên thị trường 14 năm qua, Cadena là một cái tên nổi tiếng mà nhiều doanh nghiệp lớn quan tâm. Có trụ sở đặt tại Hoa Kỳ nhưng được cấu hình và chuẩn hóa cho khu vực Đông Nam Á bao gồm ngôn ngữ tiếng Việt. Cadena HRM là một hệ thống quản lý nhân sự dựa trên đám mây (cloud) cung cấp nhiều tính năng, bao gồm quản lý lương, quản lý thời gian làm việc, quản lý nghỉ phép,…

✤ Điểm nổi bật của Cadena

• Thế mạnh của phần mềm quản lý nhân sự Cadena là lĩnh vực Hotel & Resort, các công ty đa quốc gia đang hoạt động tại Việt Nam
• Phần mềm nhân sự Cadena bao gồm rất nhiều chức năng nhân sự từ nhân sự, bảo hiểm, quản lý chấm công, nghỉ phép, lương, quản lý năng lực, tuyển dụng…

• Báo cáo và phân tích đơn giản, dễ nắm bắt: Cadena HRM cung cấp các báo cáo và phân tích về các hoạt động liên quan đến nhân sự, giúp người dùng hiểu rõ hơn về tình hình hoạt động của doanh nghiệp và có thể đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu liên quan.
• Độ an toàn cao: Cadena HRM lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp trên đám mây với các biện pháp bảo mật cao, giúp bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp: Cadena HRM hỗ trợ khách hàng một cách chuyên nghiệp và hỗ trợ bằng nhiều ngôn ngữ.

✤ Chi phí

Một số khách hàng cho rằng chi phí của Cadena HRM khá cao so với các phần mềm khác trên thị trường, đặc biệt là đối với các công ty vừa và nhỏ. Tuy nhiên, với những tính năng hiện đại, độ chuyên nghiệp và chuyên hỗ trợ cho các doanh nghiệp có tính chất phức tạp thì Cadena là sự lựa chọn hợp lý và thiết thực.

3. Phần mềm nhân sự VnResource

Phần mềm Vnresource là một hệ thống phần mềm nhân sự tích hợp đầy đủ các chức năng quản lý nhân sự. Phần mềm này được thiết kế để phù hợp cho các doanh nghiệp lên đến hàng ngàn nhân viên. Ngoài ra, phần mềm này còn hỗ trợ tích hợp với các phần mềm khác như phần mềm kế toán (Sun System, AccPac, SAP…), ERP, giúp tăng cường hiệu quả quản lý và giảm thiểu thủ tục hành chính cho doanh nghiệp.

✤ Một số ưu điểm của phần mềm Vnresource bao gồm:

• Phần mềm VnResource hỗ trợ tích hợp với các phần mềm khác một cách hiệu quả, giúp tăng cường hiệu quả quản lý và giảm thiểu thủ tục hành chính cho doanh nghiệp.
• Đội ngũ nhân sự có nghiệp vụ và chuyên môn 15 năm trong việc triển khai dự án cho các công ty lớn với tính chất “khó nhằn”, các công ty có vốn nhà nước và tập đoàn lớn
• Giao diện và phương thức sử dụng đơn giản, giúp cho người sử dụng dễ nắm bắt thông tin và xem báo cáo trực quan, sinh động
• Quy trình tiếp nhận, demo, trình bày giải pháp, kick-off, go-live và nghiệm thu bài bản, thông tin rõ ràng và minh bạch
• Phần mềm nhân sự VNResource có thế tùy chỉnh linh động, người dùng có thể cài đặt, thiết lập, phê duyệt, thêm/bớt các trường dữ liệu cũng như xem/ xuất các loại báo cáo theo ý muốn.

✤ Chi phí

Về chi phí, giá của phần mềm Vnresource sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, mức độ tùy chỉnh và các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thường thì các sản phẩm phần mềm quản lý nhân sự cùng phân khúc như Vnresource sẽ có mức giá khá cao, tuy nhiên đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp vừa và lớn.

Lưu ý: Đa số các phần mềm quản lý nhân sự may đo sẽ có giá cao hơn các phần mềm đóng gói sẵn. Doanh nghiệp nên xác định rõ nhu cầu, mục tiêu, đặc thù của ngành nghề và tìm hiểu kỹ càng về những gì nhà cung cấp thực sự làm được để tránh việc đầu tư quá nhiều lần mà lại không đáp ứng được yêu cầu dẫn đến chán nản mà từ bỏ việc chuyển đổi số 4.0 trong công tác nhân sự.

Phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp SME

Các doanh nghiệp nhỏ hơn với đặc thù nghề nghiệp ít phức tạp và mục tiêu quản lý nhân sự đơn giản hơn có thể sử dụng các phần mềm nhân sự trả phí dưới đây để tiết kiệm chi phí.

1. Tanca

Phần mềm nhân sự Tanca được nhiều doanh nghiệp quan tâm với mong muốn chuyển đổi số việc quản lý nhân sự thời buổi 4.0

✤ Một số đặc điểm nổi bật của Tanca

• Phần mềm nhân sự Tanca được giới thiệu là phần mềm có thế mạnh trong việc tính lương, chấm công nhân viên một cách chuẩn xác nhờ tích hợp với máy chấm công, GPS, Face ID, Wifi từ bất cứ đâu
• Phân công lịch làm việc và quản lý thời gian một cách chặt chẽ, rõ ràng và nhịp nhàng ngay trên hệ thống
• Giao diện được thiết kế đơn giản, báo cáo sinh động, bắt mắt, đặc biệt phù hợp với các công ty có tính linh động cao và hay biến động nhân sự.
• Phần mềm hiện có phiên bản trên máy tính và app điện thoại giúp cho tất cả nhân viên có thể truy cập vào hệ thống bất cứ lúc nào.

✤ Chi phí

Tanca có bản dùng thử miễn phí cho 5 nhân viên với công cụ xếp lịch làm việc, chấm công và sử dụng thử trên điện thoại để người dùng trải nghiệm thử. Các phiên bản khác với số người dùng nhiều hơn sẽ tính phí. Vui lòng liên hệ với nhà cung cấp để biết thông tin chi tiết.

2. Amis Misa

Misa đã có 27 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực phần mềm với nhiều lĩnh vực khác nhau. Trong đó phần mềm HRM của Misa là một trong những sản phẩm được nhiều người sử dụng.

✤ Điểm nổi bật của phần mềm nhân sự Amis Misa

• AMIS HRM liên kết dữ liệu với AMIS kế toán … giúp bạn quản trị lương nhân sự trong doanh nghiệp toàn diện và đồng bộ. Tiện lợi cho các doanh nghiệp hiện đang dùng phần mềm kế toán, kinh doanh của Misa
• Giao diện hiện đại, dễ dùng và dễ tổng hợp thông tin bằng các loại bảng biểu cụ thể, quy trình hay các bước sử dụng đơn giản, dễ nhớ, dễ thực hiện
• Giúp bộ phận nhân sự nâng cao hiệu suất và tính chính xác trong công tác quản lý
• Đáp ứng tốt các tác vụ cơ bản như chấm công linh hoạt, tính lương, gửi phiếu lương cho nhân viên xác nhận, xuất file tổng hợp lương và từng cá nhân theo tháng/quý/năm…

✤ Chi phí:

Chi phí được chia làm 2 loại, người dùng trả theo tháng/năm, tối thiểu ~1 triệu/ tháng – 4 triệu/tháng hoặc 12 triệu/năm – 49 triệu/năm với các phân hệ giống nhau, chỉ khác ở quy mô triển khai.

3. 1Office

1Office là một công ty mới gia nhập thị trường phần mềm quản lý nhân sự, thế nhưng thừa hưởng thành công và các công nghệ của các phần mềm đi trước; 1Office HRM đã chứng minh được tính hiệu quả và hữu ích của mình khi giúp các doanh nghiệp rút ngắn quy trình, tính toán chính xác và quản lý con người một cách hiệu quả.

✤ Điểm nổi bật chính của 1Office HRM

• Cũng như các phần mềm nhân sự khác, 1Office HRM cung cấp một hệ thống nhân sự đa chức năng như chấm công, tính lương, quản lý nhân sự, đánh giá, tuyển dụng…
• Có thể chốt công và trả lương trực tiếp 24/7 trên phần mềm qua ngân hàng
• Phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ với số lượng nhân sự không nhiều, các nghiệp vụ không quá phức tạp
• Đội ngũ tư vấn tận tâm, hỗ trợ khách hàng một cách chuyên nghiệp

✤ Chi phí

Phần mềm 1Office HRM hiện có giá 60,000VNĐ/người/tháng cho phiên bản đầy đủ và 40,000VNĐ/người/tháng cho phiên bản tiêu chuẩn.

4. Base.vn

Là một trong những phần mềm được nhiều nhân sự sử dụng hiện nay, Base HRM+ là một phần mềm quản lý nhân sự đáp ứng được nhiều tiêu chí. Với phong cách làm việc hiện đại, bài bản và chỉnh chu ngay từ khâu tư vấn, Base dành được nhiều thiện cảm từ khách hàng và những người sử dụng.

✤ Đặc điểm nổi bật của Base HRM+

• Hỗ trợ demo trải nghiệm cho các doanh nghiệp để tìm hiểu thêm về phần mềm và tính đáp ứng đối với doanh nghiệp
• Quản lý hồ sơ nhân sự trong suốt vòng đời từ khi nhận việc đến quá trình làm việc, khen/chê, lương thưởng, đến lúc nhân viên nghỉ việc.
• Base HRM+ có chức năng chấm công ổn áp, từ tích hợp với mọi loại máy chấm công đến hỗ trợ chấm công online như check-in trực tuyến, face ID,…để tạo một bảng chấm công với độ chính xác cao.
• Mỗi tính năng trong hệ thống HRM đều có chức năng làm báo cáo tự động, giúp người dùng có cái nhìn thấu đáo về tình hình chung về nhân sự vừa quản lý được hiệu suất của từng cá nhân.

✤ Chi phí

Gồm 3 gói Cơ bản, nâng cao và toàn diện. Quy mô lần lượt <30 tài khoản, 30-60, >60 tài khoản với giá 30,000-80,000VNĐ/tài khoản/tháng

Lưu ý: Khi lựa chọn phần mềm nhân sự, các doanh nghiệp SME nên có thời gian trải nghiệm thử để lựa chọn một phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình. Có nhiều phần mềm đáp ứng tốt cho doanh nghiệp này nhưng lại không thể thỏa mãn yêu cầu của doanh nghiệp khác, nên hãy tự trải nghiệm và đánh giá nhé!

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

Nếu doanh nghiệp chưa có ngân sách đầu tư cho các phần mềm nhân sự mất phí hoặc công việc quản lý nhân sự vẫn còn đơn giản thì có thể tìm hiểu và sử dụng các phần mềm nhân sự miễn phí EMSC gợi ý dưới đây

1. Phần mềm nhân sự SV-HRIS

Phần mềm SV-HRIS là một trong những phần mềm miễn phí của nhà phát hành CNC Sao Việt được số đông nhân sự biết đến và sử dụng.

✤ Một số tính năng của SV-HRIS

• Bao gồm gần như đầy đủ các tính năng nhân sự cần thiết như quản lý hồ sơ, quản lý phép, chấm công, quản lý tiền lương, BHXH, đánh giá, tuyển dụng…
• Phù hợp cho mọi ngành nghề với số lượng nhân sự ít và không đòi hỏi nhiều tác vụ phức tạp
• Giao diện đơn giản, dễ dàng cài đặt một cách miễn phí và có đính kèm hướng dẫn sử dụng
• Xuất báo cáo, thống kê, bảng công lương dưới dạng file Word, Excel quen thuộc, chỉnh sửa nhanh chóng

2. Phần mềm nhân sự Paradise-HRM

Phần mềm quản lý nhân sự Paradise-HRM có nhiều phiên bản bao gồm miễn phí và trả phí của nhà phát hành VietinSoft.

✤ Một số tính năng của Paradise – HRM

• Phần mềm nhân sự Paradise HRM được thiết kế tập trung vào chức năng chấm công, tính lương cho doanh nghiệp
• Hỗ trợ doanh nghiệp nhiều cách tính lương khác nhau như: Lương thời gian, lương sản phẩm, lương theo ngày công, lương thời vụ, lương khoán, tính lương 2 lần trong tháng,…
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ
• Phiên bản Cloud server dùng trên web và mobile, tính năng dành cho nhân viên cần liên hệ nhà phát hành và trả phí

3. Phần mềm nhân sự Perfect HRM

Phần mềm quản lý nhân sự Perfect HRM cung cấp cho người dùng các chức năng quản lý toàn diện mà ít phần mềm miễn phí nào làm được.

✤ Một số tính năng của Perfect HRM

• Cung cấp các chức năng cần thiết nhất của một phần mềm nhân sự: Quản lý toàn bộ nhân viên, hợp đồng, tiền lương, BHXH, thuế, chức vụ…
• Cung cấp các danh mục để xem báo cáo, thống kê chi tiết về một cá nhân, bộ phận
• Phân quyền người dùng và thiết lập bảo mật an toàn bằng password
• Giao diện đơn giản nhưng lại rõ ràng, dễ hiểu, dễ thao tác, thống kê, báo cáo trực quan, sinh động bằng biểu đồ

Lưu ý: Các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí có thể mang lại nhiều lợi ích và tiện lợi cho người sử dụng mà không tốn bất kỳ chi phí nào. Tuy nhiên, người dùng nên chú ý đến độ bảo mật và sự hỗ trợ nhanh chóng từ nhà phát hành sẽ ít nhiều không bằng các phần mềm trả phí. Bên cạnh đó với các tác vụ phức tạp, yêu cầu sâu và chi tiết hơn, phần mềm quản lý nhân sự miễn phí sẽ không đáp ứng được.

Lời kết

Không có phần mềm tốt nhất mà chỉ có phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp. Top 10 phần mềm quản lý nhân sự phổ biến nhất Việt Nam hiện nay mà EMSC tổng hợp hy vọng sẽ giúp bạn đọc có thêm thông tin để lựa chọn một phần mềm mang lại hiệu quả và tối đa hóa hiệu suất nhân sự. Để được tư vấn và hỗ trợ nâng cao chất lượng công tác quản lý nhân sự, EMS Corporation rất sẵn lòng lắng nghe và đồng hành cùng doanh nghiệp. Vui lòng liên hệ số hotline: 028 7777 9979 hoặc để lại thông tin TẠI ĐÂY để chúng tôi có thể hỗ trợ bạn một cách nhanh chóng nhất.

>>> Có thể bạn muốn xem

• Giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả nhất hiện nay
• Top 6 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí
• Mẫu bảng chấm công Word, Excel mới nhất hiện nay

EMSC – Nhà cung cấp phần mềm nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp