Giải quyết các khó khăn của nhân sự với phần mềm quản trị nhân sự HRIS

Giải quyết các khó khăn của nhân sự với phần mềm quản trị nhân sự HRIS

giai quyet kho khan nhan su voi phan mem quan tri nhan su

https blogs images.forbes.com louisechunn files 2019 03 Workplace Stress 25.03.19 1200x800 1

Con người là nhân tố quan trọng và luôn luôn biến đổi. Những nhà quản lý nhân sự phải luôn là những người khéo léo, thấu hiểu, sáng suốt khi giải quyết các vấn đề và cân bằng lợi ích giữa người sử dụng lao động và người lao động. Trong một tố chức, doanh nghiệp người làm nhân sự luôn phải đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức trong việc điều hành nhân sự và thực thi các quy định của công ty.

Sau đây là một số khó khăn khiến các HR phải đau đầu và phương hướng giải quyết

1. Khó khăn trong công tác chấm công, tiền lương

Khó khăn:

Đối với nhân sự khi phải xử lý một hệ thống dữ liệu với sự cẩn thận, chính xác cho từng nhân viên là một công việc gây khá nhiều áp lực. Đặc biệt là nhân sự trong các công ty có quy mô lớn, phải quản lý thời gian làm việc theo ca, theo dây chuyền, thời gian công tác, OT… Ngoài ra việc tính lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi giữa các phòng ban, các vị trí, chức vụ lại khác nhau nên việc xử lý số liệu chính xác mà không sai sót là điều rất khó khăn.

Hàng tháng cứ tới kỳ tính lương, chị H – Trưởng phòng nhân sự tâm sự rằng chị cảm thấy áp lực. Bởi công ty chị là công ty chuyên về sản xuất, số lượng nhân sự tới 3000 người, nhiều phân xưởng với hàng loạt ca/kíp, công lương phức tạp. Phòng nhân sự với 5 người phụ trách nhưng lại thực hiện công tác nhân sự bằng thủ công qua exel khiến công việc nhiều hôm chậm trễ, sai sót là không tránh khỏi. Phòng nhân sự lại phải xử lý khiếu nại và giải quyết hậu quả rất mất thời gian.

Giải pháp:

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp và tổ chức đều hướng tới giải pháp tối ưu và toàn diện nhất chính là sử dụng phần mềm quản trị nhân sự để tự động hoá các các công việc mang tính chất lặp đi lặp lại. Giúp doanh nghiệp loại bỏ các trường hợp sai sót, trả lại môi trường làm việc minh bạch, công bằng, đúng với công sức lao động của nhân viên. Có rất nhiều loại phần mềm nhân sự trên thị trường hiện nay từ phần mềm nhân sự miễn phí đến trả phí, phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cho đến các doanh nghiệp với quy mô lớn. Điển hình như phần mềm quản trị nhân sự HRIS chuyên “thiết kế” hệ thống phần mềm nhân sự cho các doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam. Đặc biệt, HRIS rất mạnh về phân hệ chấm công, tính lương, thách thức mọi ca kíp, công lương phức tạp.

2. Quản lý thông tin nhân viên với số lượng lớn

Giải quyết các khó khăn của nhân sự với phần mềm quản trị nhân sự HRIS

Khó khăn:

Một nhân viên khi bắt đầu ký kết hợp đồng làm việc với công ty có rất nhiều thông tin cần phải lưu trữ như: sơ yếu lý lịch, hợp đồng làm việc, các thông tin BHXH, thuế, phụ cấp, đánh giá hàng năm, các giấy tờ, bằng cấp có liên quan…Trong số đó có những thông tin cần sự bảo mật và an toàn tuyệt đối. Việc lưu trữ truyền thống bằng file cứng hay file mềm không đảm bảo an toàn, dễ hư hỏng, mất mát.

Đã bao nhiêu lần bạn phải vật lộn trong đống giấy tờ, sổ sách để tìm thông tin của một nhân viên nào đó. Đã bao nhiêu tờ tick xanh đỏ được dán khắp chỗ làm việc của bạn chỉ để nhắc nhở thông tin của ai đến hạn cần bổ sung, sinh nhật của nhân viên trong tháng?

Giải pháp:

Để quản lý và gỡ khó vấn đề này cho nhân sự thì việc lưu trữ file mềm trên máy tính sẽ phần nào giảm bớt các giấy tờ, văn bản tuy nhiên không giải quyết triệt để. Phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp tối ưu nhất hiện nay khi lưu trữ tất cả thông tin, giấy tờ, , ngày-tháng-năm sinh, nơi sinh, hộ khẩu thường trú, số CMND, thông tin liên hệ, tình trạng sức khỏe, bằng cấp, chứng chỉ, quá trình công tác và kinh nghiệm làm việc, quá trình đào tạo, bồi dưỡng, công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển nhân viên, các quyết định khen thưởng, kỷ luật, kết quả các đợt đánh giá định kỳ nhân viên qua các quý/năm, diễn biến lịch sử tăng, giảm, điều chỉnh lương, bảo hiểm của nhân viên, nhắc nhở gia hạn hợp đồng, ngày đặc biệt… Chỉ cần gõ tên nhân viên và mọi thông tin bạn cần sẽ hiện lên gần như ngay lập tức mà không phải mất thời gian tìm kiếm, sắp xếp.

3. Vấn đề đánh giá nhân viên gặp nhiều khó khăn

Khó khăn:

Đối với các khối sản xuất, chế biến, xây dựng; hoạt động đánh giá không còn là hoạt động thường niên, công tác đánh giá đã được phát triển trở thành hoạt động thường xuyên và hiệu quả hơn. Nếu không có quy trình đánh giá, các hệ thống quản lý KPI thì việc xác định năng suất và chất lượng của công nhân viên chỉ dựa trên ước chừng hoặc tính toán thiếu xác thực. Điều này gây tổn hao cho doanh nghiệp và đôi khi bỏ lỡ nhân tài vì không đánh giá chính xác thực lực và tài năng của họ.

Giải pháp:

Với phần mềm quản lý nhân sự HRIS mỗi nhân viên đều được cấp một tài khoản cá nhân riêng, mỗi hành động, mọi công việc, mọi nhiệm vụ đều được công khai trên hệ thống. Phần mềm giúp quản lý trao đổi, nhắc nhở, giao việc cho nhân viên hiệu quả. Mỗi nhân viên cũng có thể báo cáo ngay trên hệ thống khi họ hoàn thành công việc. Điều này giúp cho quá trình làm việc trơn tru và người quản lý dễ dàng nắm bắt được tiến độ công việc.

Phần mềm nhân sự còn cho phép nhân viên tự đặt ra KPI cho mình và đánh giá kết quả hoàn thành, cho cấp quản lý đánh giá trực quan dựa trên khối lượng công việc và chất lượng hoàn thành công việc mỗi tháng/quý; so sánh kết quả đánh giá của mỗi nhân viên qua từng giai đoạn. Kết quả của việc đánh giá là cơ sở để nhân sự có kế hoạch đào tạo, luân chuyển hoặc lựa chọn ứng viên sáng giá cho các vị trí cao cấp của công ty.

4. Khó khăn trong việc tuyển dụng đúng – đủ

Khó khăn:

Chắc hẳn tuyển dụng là một trong những công việc quan trọng của người làm nhân sự. Việc này có thể sẽ không quá khó khăn nhưng nếu doanh nghiệp cần tuyển một số lượng lớn lao động trong thời gian ngắn hoặc việc dư thừa lao động gây lãng phsi nguồn lực thì lại là một vấn đề. Đó là do khâu hoạch định, tổ chức và phân bổ nguồn lực chưa tốt. Số lượng tuyển dụng không phải con số ước chừng, nó phải phù hợp vào tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, chất lượng và năng suất làm việc của bộ phận, phòng ban đó, tài chính và nhiều yếu tố khác.

Vậy tuyển dụng như thế nào để đúng – đủ – hợp lí

Giải pháp:

Phần mềm quản trị nhân sự không phải chỉ để chấm công, tính lương, nó còn làm nhiều hơn thế. Một phần mềm quản trị nhân sự thông minh không thể thiếu việc thiết lập các báo cáo, phân tích nhu cầu tuyển dụng, lọc hồ sơ và đề xuất ứng cử viên phù hợp từ đó giúp việc tuyển dụng hợp lý và lựa chọn đúng người phù hợp với doanh nghiệp hơn. HRIS còn có nhiều tính năng, tiện ích giúp công tác nhập liệu hồ sơ ứng viên với số lượng lớn, thiết lập định biên nhân sự theo nhiều tiêu chí khác nhau, tự động gửi mail, book lịch phỏng vấn, chatbot trả lời câu hỏi của ứng viên…

Giải quyết tất cả khó khăn trong công việc của nhân sự chỉ với một phần mềm duy nhất bạn đã thử chưa? Phần mềm quản trị nhân sự đã và đang trở thành một cánh tay đắc lực của bất kì doanh nghiệp nào hiện nay. Hãy truy cập vào website: hris.emsc.vn để xem những giải pháp nhân sự hiệu quả mà chúng tôi mang đến cho từng doanh nghiệp.

Phần mềm quản trị nhân sự HRIS
Phần mềm quản trị nhân sự HRIS

EMSC – Giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả

Có thể bạn muốn xem

(028) 7777 9979