Trong thế giới kinh doanh hiện đại; quản lý dự án không chỉ là một khái niệm mà còn là một ngành nghề có ảnh hưởng sâu rộng đến sự thành công của các tổ chức và doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp thêm thông tin cho người đọc về mục tiêu, vai trò, công việc, quy trình và cách để quản lý dự án thành công.

Vậy quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là quá trình tổ chức, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát các hoạt động dự án để đạt được mục tiêu và kết quả mong muốn trong phạm vi, thời gian và nguồn lực đã xác định trước. Quản lý dự án bao gồm việc điều hành các yếu tố như người lao động, ngân sách, vật liệu, thiết bị, thời gian và công nghệ, để đảm bảo nó được hoàn thành thành công và đáp ứng được yêu cầu của các bên.

Mục tiêu của quản lý dự án là gì?

Mục tiêu chính, quan trọng nhất của quản lý dự án là hoàn thành dự án một cách hiệu quả và thành công. Cụ thể, mục tiêu của quản lý dự án là đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời gian; trong ngân sách và đáp ứng được mong muốn của các bên.

Vai trò của quản lý dự án:

Vai trò của quản lý dự án không chỉ là điều hành các tác vụ cụ thể mà còn là người điều phối và lãnh đạo toàn bộ quá trình dự án. Quản lý dự án phải đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả và đồng lòng hướng về mục tiêu chung.

1. Lập kế hoạch và thời gian:

Quản lý dự án phải đảm nhận trách nhiệm lập kế hoạch chi tiết cho dự án; bao gồm xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực, thời gian và ngân sách cần thiết. Họ phải tạo ra lịch trình làm việc chi tiết và đảm bảo rằng mọi người trong nhóm hiểu và tuân thủ theo kế hoạch.

Sử dụng các biểu đồ Gant; biểu đồ mạng như PERT hoặc CPM để tạo ra một kế hoạch chi tiết và rõ ràng cho dự án; giúp đảm bảo mọi việc được hoàn thành theo tiến độ

2. Tổ chức và phân công công việc:

Quản lý dự án phải tổ chức công việc và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm dự án. Họ cũng phải xác định và quản lý vai trò và trách nhiệm của mỗi người; đảm bảo sự hoàn thành đúng hạn và hiệu quả.

Phân chia dự án thành các gói công việc nhỏ hơn để dễ dàng quản lý; giao việc cho từng thành viên trong nhóm.

3. Lãnh đạo và điều hành:

Quản lý dự án cần phải là người lãnh đạo trong dự án; đồng thời điều hành và hỗ trợ các thành viên trong nhóm. Họ phải đảm bảo rằng mọi người đều làm việc theo kế hoạch và giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai dự án.

Quản lý dự án là người có quyền quyết định cao nhất của dự án đó và là người có trách nhiệm báo cáo tiến độ với ban lãnh đạo.

4. Giám sát tiến độ:

Quản lý dự án phải theo dõi và đánh giá tiến độ của dự án so với kế hoạch ban đầu. Họ phải xác định các vấn đề có thể phát sinh và thực hiện biện pháp để giải quyết chúng kịp thời; đảm bảo rằng dự án được tiến triển một cách suôn sẻ.

Để giám sát tiến độ dự án một cách thành công, cần phải thiết lập các hệ thống theo dõi tiến độ; bao gồm việc xác định các chỉ số và mục tiêu đo lường, thiết lập lịch trình và kế hoạch làm việc chi tiết; theo dõi và cập nhật tiến độ định kỳ; và sử dụng công cụ quản lý dự án để theo dõi và đánh giá tiến độ. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án tiến triển đúng hướng và kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.

5. Quản lý rủi ro:

Quản lý dự án cần phải xác định và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong dự án; và phải phát triển kế hoạch để giảm thiểu hoặc điều khiển chúng. Họ phải sẵn lòng đối mặt với các thách thức và tìm cách giải quyết chúng một cách chủ động.

Các phương pháp quản lý rủi ro trong dự án bao gồm định danh rủi ro, đánh giá rủi ro, xử lý rủi ro và giám sát rủi ro. Đầu tiên, định danh rủi ro nhằm nhận biết và mô tả các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án. Tiếp theo, đánh giá rủi ro giúp xác định xác suất xảy ra và tác động của từng rủi ro; từ đó ưu tiên xử lý.

Sau đó, xử lý rủi ro bao gồm việc phát triển các kế hoạch hành động để giảm thiểu hoặc loại bỏ rủi ro; cũng như phát triển phương án dự phòng để ứng phó khi rủi ro xảy ra. Cuối cùng, giám sát rủi ro liên tục theo dõi và đánh giá tiến triển của các biện pháp quản lý rủi ro; cũng như đánh giá các rủi ro mới có thể phát sinh. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án có thể ứng phó linh hoạt với mọi thay đổi và trở ngại.

6. Giao tiếp:

Quản lý dự án phải có kỹ năng giao tiếp tốt để thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng và hiệu quả cho tất cả các bên liên qua; bao gồm cả thành viên trong nhóm dự án và bên ngoài dự án.

Giao tiếp trong quản lý dự án giúp truyền đạt thông tin chính xác và hiệu quả; tạo sự đồng thuận trong nhóm dự án, phát hiện và giải quyết vấn đề sớm; cũng như xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong nhóm và với các bên liên quan khác. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng dự án tiến triển suôn sẻ và đạt được kết quả mong muốn.

Quy trình quản lý dự án:

Để đảm bảo cho việc quản lý dự án được hiệu quả và trơn tru; nhà quản trị nên tuân thủ theo quy trình 5 giai đoạn quản lý dự án theo ISO 21500; là một chuẩn quốc tế cho quản lý dự án. Nó bao gồm các giai đoạn sau:

1. Khởi đầu (Initiating):

Giai đoạn này bao gồm việc xác định nhu cầu và mục tiêu của dự án; xác định các bên liên quan và xác định phạm vi dự án.

• Xác định nhu cầu và mục tiêu của dự án.
• Xác định các bên liên quan và các yếu tố ảnh hưởng.
• Xác định phạm vi và đặt ra mục tiêu cụ thể cho dự án.
• Phát triển tài liệu khởi đầu dự án như Business Case, Project Charter.

2. Lập kế hoạch (Planning):

Trong giai đoạn này, kế hoạch chi tiết của dự án được xây dựng; bao gồm lập lịch, phân công nguồn lực, quản lý rủi ro và ngân sách.

• Xác định các công việc cần thiết để hoàn thành dự án và xây dựng WBS (Work Breakdown Structure).
• Lập lịch trình làm việc chi tiết và xác định các phụ thuộc giữa các công việc.
• Xác định nguồn lực cần thiết và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm.
• Quản lý rủi ro bằng cách xác định, đánh giá và lập kế hoạch để giảm thiểu hoặc quản lý các rủi ro.

3. Thực hiện (Executing):

Giai đoạn này tập trung vào triển khai kế hoạch đã được xây dựng. Các tác vụ và công việc được thực hiện, nguồn lực được quản lý và tiến độ được giám sát.

• Triển khai kế hoạch dự án và thực hiện các công việc được giao.
• Quản lý nguồn lực và tiến độ của dự án; đảm bảo rằng mọi công việc được thực hiện đúng thời hạn và đạt được chất lượng mong muốn.
• Liên lạc và giao tiếp với các bên liên quan để báo cáo tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh.

4. Kiểm soát (Monitoring and Controlling):

Trong giai đoạn này, tiến độ và hiệu suất của dự án được giám sát và đánh giá. Các biện pháp điều chỉnh được thực hiện nếu cần thiết để đảm bảo dự án tiến triển theo kế hoạch.

• Giám sát tiến độ của dự án so với kế hoạch ban đầu và thực hiện các biện pháp điều chỉnh nếu cần thiết.
• Kiểm soát chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp.
• Quản lý rủi ro bằng cách đánh giá và xử lý các rủi ro mới xuất hiện trong quá trình thực hiện dự án.

5. Kết thúc (Closing):

Giai đoạn cuối cùng là việc hoàn thành dự án và đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ đã được hoàn thành theo đúng yêu cầu. Các báo cáo kết quả và kinh nghiệm học được từ dự án được tổng kết và chia sẻ.

• Đảm bảo rằng tất cả các công việc đã được hoàn thành và các sản phẩm đã được giao hàng đúng theo yêu cầu.
• Tổng kết kinh nghiệm học được từ dự án và lập báo cáo kết quả.
• Đánh giá hiệu suất của dự án và thu thập phản hồi từ các bên liên quan để cải thiện quy trình quản lý dự án trong tương lai.

Yếu tố để quản lý dự án được thành công như mong đợi

Một dự án thành công là một dự án hoàn thành đúng thậm chí vượt kết quả đề ra; trong ngân sách dự kiến, đúng tiến độ thì được xem là một dự án thành công. Vậy yếu tố nào đóng góp cho sự thành công của dự án? Cùng EMSC tìm hiểu nhé!

1. Đảm bảo đúng tiến độ dự án

Ngay từ những bước đi đầu tiên, tiến độ dự án phải là thước đo quan trọng nhất; đảm bảo dự án đi đúng hướng, đúng thời hạn để không xảy ra tình trạng chây ì, bỏ cuộc. Các mốc thời gian càng được chính xác thì dự án sẽ có phần trăm thành công cao cũng như tiết kiệm ngân sách và nguồn lực.

Nếu xảy ra vấn đề hoặc gặp sự cố trong quá trình triển khai dự án; các thành viên liên quan cần lập tức trình bày lên cấp trên để tháo gỡ ngay vướng mắc; tránh ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Đừng chờ đợi “bên anh, bên tôi” rồi cuối cùng im lặng trong khi vấn đề chưa được giải quyết.

2. Chuẩn bị kỹ lưỡng cho ngân sách dự án

Quản lý ngân sách đòi hỏi sự quản lý cẩn thận của các chi phí; tài nguyên và lực lượng lao động. Bất kỳ một khoản chi phí nào vượt quá ngân trong kế hoạch đều sẽ ảnh hưởng đến quá trình triển khai dự án. Chi phí luôn là yếu tố nhạy cảm và quan trọng; nếu ngân sách không thể đáp ứng cho dự án thì việc triển khai có thể trì trệ kéo dài hoặc bị dừng lại.

Điển hình như việc lựa chọn phần mềm nhân sự; nếu nhà cung cấp nhập nhằng trong báo giá thì bạn nên cẩn thận. Một vài phần mềm sẽ tính phí lỗi phát sinh; tính phí cho mỗi user mới hoặc tính phí cho những bản nâng cấp về sau. Điều này dẫn đến việc ngân sách bị đội lên quá nhiều so với dự tính ban đầu; và bạn sẽ khó để giải trình với ban lãnh đạo.

3. Sử dụng công cụ và công nghệ hỗ trợ dự án

Công nghệ phần mềm như các hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM); và phần mềm quản lý mối quan hệ với khách hàng (ERP) cung cấp các công cụ để quản lý thông tin về khách hàng và tài nguyên doanh nghiệp. Các phần mềm HRM như phần mềm HRIS giúp quản lý nhân sự hiệu quả; tăng tính kỷ luật và hiệu suất làm việc. Sử dụng công cụ và các công nghệ này không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc của nhóm dự án mà còn giúp cải thiện khả năng giao tiếp; quản lý nguồn lực và giảm thiểu rủi ro cho dự án. Hơn nữa việc thống kê và báo cáo cũng sẽ tiết kiệm thời gian và tiện lợi hơn nhờ những công cụ hỗ trợ.

4. Lựa chọn đội dự án với những thành viên phù hợp

Lựa chọn đội dự án với những thành viên phù hợp là bước quan trọng trong quy trình quản lý dự án. Để xây dựng một đội dự án mạnh mẽ và hiệu quả; người quản lý cần xem xét các yếu tố như kỹ năng, kinh nghiệm và tính cách của các ứng viên. Việc tìm kiếm và chọn lựa những thành viên phù hợp với dự án không chỉ đảm bảo rằng mọi người có đủ năng lực để hoàn thành công việc; mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hợp tác.

Cần phải đảm bảo rằng đội ngũ có đủ kỹ năng cần thiết cho dự án; bao gồm kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian và giải quyết vấn đề. Ngoài ra, việc cân nhắc đến kinh nghiệm trước đây và sự hiểu biết về lĩnh vực cụ thể của dự án cũng rất quan trọng.

Khi triển khai dự án phần mềm nhân sự; không thể khảo sát một nhân viên tuyển dụng về nhu cầu công lương được. Mặc dù cũng là công việc của nhân sự nhưng công việc của hai chức danh là khác nhau. Nếu khảo sát mà không đúng đối tượng; việc đáp ứng nhu cầu của dự án sẽ hoàn toàn đi trật với mục tiêu và mong muốn của khách hàng.

Hy vọng bài viết trên sẽ cung cấp cho người đọc những thông tin bổ ích về khái niệm quản lý dự án là gì; cách để quản lý dự án một cách hiệu quả. Bên cạnh đó chúng tôi cũng cung cấp các công cụ để quản lý hiệu quả đội ngũ nhân sự như phần mềm quản lý nhân sự HRIS. Vui lòng liên hệ số HOTLINE 028 7777 9979 để được tư vấn; nhận demo chi tiết nhất cho doanh nghiệp!

EMSC – Giải pháp phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả