Tổ chức tiệc cuối năm cho công ty là 1 “trọng trách cao cả” đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng; đầu tư về mọi mặt từ ý tưởng, nội dung cho đến dự trù tài chính, thuê địa điểm, nhân sự,…

Tiệc cuối năm cho công ty là thời điểm để tổng kết hoạt động kinh doanh năm cũ; cũng là lúc để mọi người lên dây cót tinh thần và chuẩn bị cho năm mới. Vì vậy, đây luôn là dịp quan trọng; và đó cũng là dịp để các nhà tổ chức sự kiện có một “cơn đau đầu” nhẹ.

Vậy làm sao để tổ chức được 1 buổi tiệc cuối năm tuyệt vời? Trình tự các bước setup cho bữa tiệc này ra sao? Top các lựa chọn địa điểm, trang thiết bị như thế nào?

Bài viết này sẽ gửi tới bạn kịch bản tổ chức tiệc cuối năm hoàn chỉnh với những lựa chọn tối ưu nhất theo trình tự sau:

I. Các ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm cho công ty

Có khá nhiều concept có thể sử dụng để tổ chức tiệc cuối năm cho công ty dựa trên loại hình văn hóa doanh nghiệp hay sở thích các thành viên trong công ty,… Phòng tổ chức sự kiện có thể nghiên cứu cụ thể từng cá tính trong doanh nghiệp mình để “bão não” ra những ý tưởng tổ chức độc đáo mà vẫn phù hợp.

1. Tiệc trà bánh

Tiệc trà bánh là một ý tưởng quen thuộc. Trà thì nên sử dụng các loại hoa hoặc lá thơm như hoa cúc, hoa nhài hoặc đặc biệt hơn như hoa atiso hoặc sâm dứa. Một loại trà cực dễ kiếm khác đó là trà chanh. Tiệc cuối năm thường vào mùa lạnh; nếu trên bàn có ấm trà nóng kèm với một vài lát gừng thì phải gọi là “chuẩn không cần chỉnh”.

Những loại bánh có thể sử dụng trong buổi tiệc trà là bánh quy gừng, nho khô hoặc chocolate,… Bánh kem cũng rất hợp lý bởi mùa lạnh thường bánh kem sẽ để được lâu hơn, ăn mát hơn. Ngoài bánh, còn có kẹo lạc, kẹo vừng, kẹo dẻo có thể ăn kèm.

Tiệc trà bánh là một ý tưởng cũ nhưng không hề lỗi thời trong các bữa tiệc cuối năm

Tiệc trà bánh sẽ hợp cho các buổi gặp mặt lãnh đạo để tổng kết cuối năm; nơi những nhân tố chủ chốt trong doanh nghiệp có thời gian ngồi lại bên nhau trò chuyện. Nếu doanh nghiệp của bạn có phong cách hoạt động nhẹ nhàng; thích ngồi bên nhau trò chuyện thì đây cũng là ý tưởng phù hợp để triển khai trong quy mô toàn doanh nghiệp.

2. Team-building & mini games

Nếu một bàn tiệc dành cho trà và bánh có phần hơi đơn điệu đối với một vài tính cách doanh nghiệp thì nhạc nền EDM kết hợp các màn tranh tài nảy lửa giữa một buổi team-building có thể sẽ phù hợp hơn. Team-building là các trò chơi vận động thú vị, kết hợp cả chân tay và não; vừa giúp vận động cơ thể chống căng cơ, mệt mỏi sau các giờ làm việc dài lại có tính giải trí cao.

Các trò chơi team-building có thể tổ chức trong chính văn phòng làm việc hoặc ngoài trời; tùy vào luật chơi, số lượng người chơi và diện tích công ty bạn có. Ví dụ khuôn viên sảnh 100m2 có thể đủ để 20 người chơi cướp cờ hoặc kéo co. Một vài trò chơi phổ biến và có thể tận dụng các đồ dùng văn phòng (kéo, giấy, dây,…) để chơi như “Cướp cờ”; “Đầu voi đuôi chuột”, “2 điều thật, 1 điều dối”,…

3. Tiệc lẩu/ nướng

Một cách tổ chức tiệc đơn giản là đặt chỗ tại 1 nhà hàng và cùng các chiến hữu “đánh chén” một trận ra trò trước khi sang năm mới. Các tiệc ăn để thắt chặt tình bằng hữu trong nội bộ công ty thường là lẩu hoặc nướng. Mùa cuối năm lạnh lẽo bên bếp lửa hồng hay một nồi lẩu Thái sôi sùng sục chắc hẳn sẽ rất đã.

Nhiều tiệm ăn bây giờ đã có gói Buffet; bạn và đồng nghiệp có thể ăn thả ga và nói chuyện từ chiều đến khi quán đóng cửa. Chưa kể một số nơi kết hợp tổ chức sự kiện nên có cả sân khấu, dàn nhạc, loa, trống hay pháo hoa phục vụ các màn ăn mừng hoành tráng.

Buffet lẩu/ nướng giúp công ty tính toán trước được chi phí cho bữa tiệc cuối năm

Nếu không muốn ra quán ăn cầu kỳ hoặc lo ngại về an toàn thực phẩm không đảm bảo; mọi người trong công ty có thể Pot-luck. Pot-luck tức là việc mỗi người góp 1 chút cho bữa tiệc; ví dụ như phòng nhân sự sẽ bao tiệc trà và tráng miệng; phòng Kinh doanh sẽ ướp và chuẩn bị thịt nướng, phòng Marketing sẽ chủ trì rau và các loại sốt,… Việc tổ chức Pot-luck sẽ hơi lích kích; nhiều việc nhưng tiết kiệm chi phí và chắc chắn sẽ là kỷ niệm đẹp.

4. Tiệc gây quỹ từ thiện

Đây là một bữa tiệc thiện nguyện mang nhiều ý nghĩa nhân đạo. Có thể trong năm công ty đã có những sự kiện quyên góp cho đồng bào bị lũ lụt; các trại trẻ mồ côi, các làng chạy thận,… thì bữa tiệc cuối năm vừa nhằm tổng kết các hoạt động thiện nguyện đó; vừa có thể phát động chiến dịch quyên góp mới trong năm sau.

Mỗi doanh nghiệp đều trích 1 phần lợi nhuận của mình để thực hiện các công việc mang tính xã hội. Đây là 1 ý tưởng tổ chức rất hay; là mũi tên trúng 2 đích khi vừa là nơi gặp mặt cuối năm, vừa làm việc có ý nghĩa.

5. Tổ chức các cuộc thi

Một ý tưởng khá hay cho bữa tiệc cuối năm của công ty là các cuộc thi. Thường các cuộc thi này sẽ được phát động trước đó một thời gian. Lúc đó, tiệc cuối năm cũng kiêm luôn đêm Gala chung kết của 1 chiến dịch thi đua nào đó; vừa đem lại tinh thần phấn chấn, háo hức, vừa thúc đẩy thi đua giữa các thành viên trong công ty.

a. Thi trang trí phòng làm việc

Cuộc thi có thể phát động theo cách chia thành các đội chơi hoặc thi theo cá nhân. Thường thì chơi theo đội sẽ vui hơn và tất nhiên là có giải cho cá nhân xuất sắc.

Cuộc thi có thể chia làm 2 vòng: Vòng Online và vòng Offline. Vòng Online sẽ được bình chọn trên mạng xã hội Facebook tính theo lượt like, share, comment trước đó. Vòng Offline sẽ diễn ra trước buổi gặp mặt công ty một vài giờ khi ban giám đốc, đồng thời là ban giám khảo, sẽ tham quan và chấm điểm các đội thi. Tên đội thắng cuộc sẽ được công bố trong buổi lễ.

b. Thi thời trang/ trang phục công sở

Cuộc thi này đặc biệt phù hợp cho các nơi công sở với tỷ lệ % cực cao là nữ. Các chị em thích ăn mặc và diện những bộ cánh lộng lẫy sẽ có đất để diễn khi thường ngày trang phục công sở quá gò bó và ít sự lựa chọn. Bên cạnh đó, đừng quên các anh em cũng có cơ hội trở nên cực “bảnh”; là nam thần trong buổi lễ cuối năm.

Format chương trình sẽ khá giống một cuộc thi hoa hậu thân thiện. Vẻ đẹp bên ngoài là tất yếu nhưng vẻ đẹp bên trong mới thật cần thiết. Do đó, sau màn tranh tài về trang phục nên có một cuộc đọ sức về ứng xử.

Các câu hỏi ứng xử có thể xoay quanh việc tạo dựng và duy trì các mối quan hệ trong tổ chức; cũng là thời điểm tốt để mọi người chia sẻ quan điểm về các vấn đề công sở vốn khá khó nói vào ngày thường. Cơ cấu giải thưởng sẽ tùy thuộc vào đơn vị tổ chức.

c. Thi làm bánh / nấu ăn

Bên cạnh kỹ thuật nấu nướng thì một đội chơi phải biết cách phối hợp nhịp nhàng để cho ra các món ăn có hương vị thơm ngon và trong khoảng thời gian cho phép. Thể lệ trò chơi có rất nhiều; tùy độ khó dễ mà bạn có thể tham khảo chương trình MasterChef để có được những ý tưởng độc lạ cho các vòng thi đấu.

Thể lệ mẫu: Mỗi đội được quyền chọn các nguyên liệu và chuẩn bị trước giờ thi đấu. Thời gian thi đấu vào khoảng 1 buổi (sáng hoặc chiều) và sản phẩm là 1 mâm cơm thịnh soạn. Tiêu chí chấm điểm bao gồm món ăn đẹp mắt và hương vị đầy đặn; concept trang trí mâm cơm và phần thuyết trình về ý nghĩa của các món ăn đó.

Thi nấu ăn trong nội bộ công ty chắc chắn là điểm nhấn cho bữa tiệc cuối năm

d. Một vài ý tưởng khác

Một vài ý tưởng khác có thể kể tới như:

• Cuộc thi chụp ảnh phòng ban, giới thiệu phòng ban: Mỗi phòng ban hoặc nhóm trong công ty chụp chung 01 kiểu ảnh và lựa chọn bức ảnh đẹp nhất để gắn với một caption. Giải ấn tượng nhất sẽ do ban lãnh đạo công ty bình chọn
• Cuộc thi ấn tượng về công ty: Mỗi người có quyền gửi một bài viết hoặc bài hát, tranh vẽ, video clip,… liên quan tới một ấn tượng của mình khi làm việc tại công ty. Người sở hữu tác phẩm được nhiều điểm bình chọn nhất từ tất cả nhân sự sẽ trở thành người thắng cuộc.
• Cuộc thi nêu ý tưởng sáng tạo: Ban lãnh đạo ra đề bài về một cuộc thi trong quy mô nội bộ và giải pháp sáng tạo nhất sẽ ẵm trọn giải thưởng.
• Cuộc thi tiếng hát công ty: Người dự thi có quyền gửi một video hoặc đoạn ghi âm ghi lại giọng hát của mình và đăng lên mạng xã hội để kêu gọi bình chọn. Người có điểm bình chọn cao nhất sẽ là người thắng cuộc.
• Rút thăm may mắn: Mỗi người trong bữa tiệc sẽ ghi tên mình vào một lá thăm và bỏ vào hộp kín. Gần cuối bữa tiệc, người chủ trì sẽ rút thăm tìm ra người trúng thưởng.

6. Giao lưu văn nghệ

Ý tưởng tổ chức tiệc này khá giống một buổi diễn tự do dành cho các thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp. Bữa tiệc vui là chính, không quan trọng chất lượng chuyên môn của các tiết mục. Mọi người đều có thể tự do đóng góp các tiết mục văn nghệ như hát, nhảy, múa, diễn kịch, kể chuyện,… ; và thời gian còn lại có thể giao lưu, trò chuyện trà bánh.

II. Những thứ cần chuẩn bị cho tiệc cuối năm của công ty

Để chuẩn bị cho tiệc cuối năm, chỉ có mỗi ý tưởng là không đủ. Chúng ta cần biến bữa tiệc được vạch ra trên giấy thành hiện thực. Các vấn đề như nơi tổ chức ở đâu, có quá xa so với công ty không, sức chứa bao nhiêu người, bố trí sân khấu, đèn chiếu ra sao, format chương trình thế nào,… sẽ phải được trả lời trong một kế hoạch hoàn chỉnh.

1. Lên kế hoạch chương trình và triển khai

Việc lên kế hoạch cho tiệc cuối năm của công ty sẽ được thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Lên ý tưởng. Đây là bước định hình ra khung chương trình, nội dung chủ đạo của chương trình.
• Bước 2: Lên nội dung và làm Onsite. Để đảm bảo ý tưởng thông suốt và hấp dẫn thì các tiết mục, các màn trình diễn, trò chơi, … phải được đảm bảo đúng trình tự với nội dung nhất quán.
• Bước 3: Phân công nhân sự. Mỗi người sẽ phụ trách một mảng trong kế hoạch, hoạt động với nhau nhịp nhàng để sự kiện diễn ra thành công, tốt đẹp.
• Bước 4: Dự trù kinh phí và rủi ro. Mọi thứ cần được chuẩn bị và dự trù mọi tình huống trước khi chương trình diễn ra.

Việc phân công cho các thành viên trong công ty và đảm bảo nhiệm vụ nào trong kế hoạch cũng được giám sát chặt chẽ là không dễ dàng. Và chắc hẳn trong quá trình chuẩn bị cho tiệc cuối năm cũng phát sinh nhiều đầu việc mới hoặc cần bổ sung; chỉnh sửa vào các mục đã lên ý tưởng trước đó. Chính bởi vậy, sẽ là tốt nhất nếu bạn sử dụng một phần mềm lập kế hoạch công việc để quản lý mọi deadline, demo, kết quả, tiến độ,…

Cấu trúc một Agenda mẫu của tổ chức tiệc cuối năm thường sẽ được phân bố như sau:

1. Đón khách: Lễ tân Check-in, đón khách và ổn định chỗ ngồi.
2. Mở màn: 01 tiết mục văn nghệ đặc sắc và MC giới thiệu về chương trình.
3. Chia sẻ của ban giám đốc/ lãnh đạo/ chủ tịch: Mời đại diện ban lãnh đạo/ ban giám đốc lên có đôi lời phát biểu.
4. Vinh danh/ Trao thưởng cá nhân/ tập thể xuất sắc: Ban lãnh đạo công bố kết quả thi đua và vinh danh các cá nhân và tập thể xuất sắc trong năm qua.
5. Khai tiệc: Mọi người bắt đầu dùng bữa.
6. Các tiết mục văn nghệ/ trò chơi/ hoạt động chính bên trong bữa tiệc: Tùy vào các ý tưởng mà các tiết mục văn nghệ cũng như trò chơi sẽ là gì.
7. Công bố thông điệp / Ý nghĩa của bữa tiệc: Sau bữa tiệc sẽ là những giây phút sâu sắc để bữa tiệc trở nên trọn vẹn và in sâu hơn vào tâm trí của người tham gia.
8. Kết thúc bữa tiệc.

Ví dụ về agenda tổ chức tiệc cuối năm cho công ty

Sau khi hoàn thành phần kế hoạch, chúng ta sẽ bước sang phần thực thi.

• Bước 1: Khảo sát địa điểm và chuẩn bị đồ. Khảo sát địa điểm từ nhiều nguồn để chọn ra nơi có diện tích, vị trí phù hợp. Các thứ đồ được liệt kê trong bản kế hoạch cần được mua hoặc mượn và phải hoạt động tốt.
• Bước 2: Chạy Demo chương trình. Bước này sẽ không cần thiết với một vài ý tưởng ở trên như tiệc trà bánh hay giao lưu văn nghệ; những ý tưởng đã quá quen thuộc. Cần phân công nhân sự và chạy thử các tiết mục với dàn nhạc hay các thành phần tham gia khác của bữa tiệc.
• Bước 3: Chạy sự kiện.

2. Dự trù kinh phí

Bộ phận HR trước tiên sẽ nhận chỉ đạo của cấp trên về ngân sách công ty có thể chi ra cho sự kiện; lên kế hoạch dự trù kinh phí chi tiết cho từng đầu mục. Hãy lược đi những phần không cần thiết để có tập trung kinh phí hoạt động cho phần quan trọng của sự kiện.

Lời kết

Với những bước thực hiện và ý tưởng tổ chức trên; mong rằng những người vạch ra kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm sẽ thành công với doanh nghiệp của mình. Mọi ý tưởng cần được cân nhắc đến độ khả thi một cách chi tiết nhất (về khả năng tổ chức, ngân sách, địa điểm, con người,…); để tránh những điều không may có thể xảy ra trong một sự kiện trọng đại.

Sưu tầm bởi EMSC – Giải pháp phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả