KPI là một trong những thước đo hiệu quả để đánh giá , theo dõi sự tiến bộ của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp. KPI dùng để hướng nhân sự thực hiện, theo sát mục tiêu, chiến lược mà doanh nghiệp đề ra, cho biết hiệu suất và hiệu quả hoạt động của tổ chức. Tổ chức đặt KPI đúng sẽ khích lệ tinh thần làm việc và cố gắng của nhân viên. Nếu đặt KPI quá cao sẽ dễ gây áp lực quá sức với nhân viên và phản tác dụng.

MỤC ĐÍCH ĐÁNH GIÁ KPI

• Giúp đánh giá khách quan hiệu quả công việc
• Đánh giá kết quả làm việc và sự tiến bộ của nhân viên theo thời gian
• Giúp nhân viên tập trung vào những mục tiêu qua trọng nhất
• Làm giảm tính mơ hồ và không chắc chắn trong tổ chức
• Công cụ để đo lường các chỉ tiêu, giá trị hợp lý
• Có thể kiểm chứng, đảm bảo độ chính xác của dữ liệu

SAI LẦM KHI ĐẶT KPI

• Đặt các thước đo, giá trị đo lường ở mức dễ dàng đạt được hoặc quá cao
• Thiếu sự liên kết chặt chẽ giữa thước đo với chiến lược của công ty
• Vận hành hệ thống đo lường không gắn với chính sách lương, thưởng
• Thiết kế quá nhiều KPI cho một bộ phận, một vị trí
• Thiếu kiên trì và thiếu quyết liệt khi sử dụng hệ thống KPI
• Không thường xuyên đánh giá, cải thiện KPI

LÀM THẾ NÀO ĐỂ XÂY DỰNG KPI HIỆU QUẢ

• Xây dựng những chiến lược có thể đo lường, truyền tải và triển khai một cách dễ dàng hơn
• Lựa chọn và thiết kế các thước đo hiệu quả công việc phù hợp với từng vị trí
• Áp dụng các công cụ đo lường một cách cẩn trọng, sử dụng một cách hợp lý và đúng đắn
• Nhận thấy các dấu hiệu thông qua các thước đo để biết liệu các hoạt động có đang được cải thiện hay không
• Thường xuyên cải tiến các báo cáo và hệ thống đo lường đánh giá phù hợp với tình hình thực tiễn

CÁC BƯỚC THIẾT KẾ KPI

Trước khi thiết kế KPI:

Bắt đầu xây dựng mực tiêu bằng các chiến lược đúng đắn. Sử dụng một trong những phương pháp phổ biến để thiết lập các mục tiêu và xác định chiến lược như Balanced, Scorecard, SMART, MBO, OKR, WIG hoặc các phương pháp khác.

Đặt KPI:

• Mô tả kết quả các mục tiêu cần đạt
• Hiểu các thước đo KPI sử dụng
• Lựa chọn các thước đo chính xác cho mỗi mục tiêu đề ra
• Thiết lập chỉ tiêu và ngưỡng chỉ tiêu
• Xác định tài liệu và thông tin cần thu thập để đo lường

Phân tích kết quả hoạt động:

• Thu thập và theo dõi hiệu suất
• Phân tích và rút ra kết luận

KPI VÀ CÂU CHUYỆN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Mỗi ngày Kiến đi làm rất sớm và bắt tay vào việc ngay. Kiến làm việc rất giỏi và luôn luôn vui vẻ.

Ông chủ của chú, là con Sư Tử, rất ngạc nhiên khi thấy chú kiến làm việc mà không cần sự giám sát. Sư Tử nghĩ nếu được giám sát thì chắc chắn Kiến sẽ làm việc có hiệu quả hơn.

Thế là Sư Tử thuê Gián về làm giám sát. Sau khi được thuê, quyết định đầu tiên của Gián là gắn một cái đồng hồ treo tường để theo dõi việc đi làm đúng giờ. Gián cũng cần một thư ký để thay nó viết ghi chú hay làm báo cáo, và thế là nó thuê một con Nhện, chỉ để quản lý báo cáo và nhận các cuộc gọi.

Sư Tử rất hài lòng về những báo cáo của Gián và yêu cần Gián làm thêm những biểu đồ theo dõi sản lượng và phân tích xu hướng thị trường, để nó có thể trình bày tại cuộc họp Ban quản trị. Vậy là Gián mua một cái laptop mới cùng với một máy in lazer, rồi thuê một con Ruồi làm quản lý bộ phận IT.

Nhắc tới Kiến, lúc trước làm việc rất chăm và thoải mái, giờ rất là bực mình vì những công việc giấy tờ và những cuộc họp vô bổ làm mất hết thời gian của nó!

Trong khi đó, ông chủ Sư Tử đi đến kết luận là cần phải cử một người làm quản lý nguyên cả bộ phận mà con kiến đang làm việc.

Chức vụ ông chủ nhỏ này được giao cho một con Ve Sầu. Quyết định đầu tiên của con ve là mua ngay một cái thảm đẹp và một cái ghế thật êm cho phòng làm việc của nó. “Ông chủ” Ve Sầu này cũng cần thêm một máy vi tính và một thư ký riêng, đó là thư ký cũ của nó, người đã giúp nó chuẩn bị Kế Hoạch Tối Ưu Hoá Chiến Lược Kiểm Soát Công Việc & Ngân Quỹ.

Văn phòng nơi Kiến làm việc trở thành một nơi buồn bã, chẳng còn ai cười đùa và mọi người trở nên lo lắng khó chịu.

Thế là Ve Sầu thuyết phục ông chủ lớn, là con Sư Tử, về sự cần thiết phải làm một cuộc nghiên cứu kỹ lưỡng về môi trường làm việc tại đây. Sau khi xem lại các báo cáo tài chính trong văn phòng nơi con Kiến làm, Sư Tử phát hiện ra năng suất đã thấp hơn trước đây rất nhiều.

Thế là Sư Tử thuê một con Cú, đó là một cố vấn nổi tiếng và có uy tín, để tiến hành điều tra và đưa ra các giải pháp cần thiết. Cú bỏ ra 3 tháng để nghiên cứu về văn phòng và viết một báo cáo khổng lồ lên đến vài quyển, và đi đến kết luận:

“Văn phòng này có quá nhiều nhân viên”.

Ai sẽ là người bị sa thải?

Con kiến vì thiếu động lực làm việc và thái độ bi quan trong công việc

Đây là một câu chuyện ngắn về nghệ thuật quản trị nhân sự. Câu chuyện này cho chúng ta thấy được vai trò của việc xây dựng và áp dụng các chỉ tiêu đánh giá, việc đặt KPI tcho từng cá nhân, bộ phận, hay tập thể một cách hợp lý quan trọng như thế nào. Đó là một quá trình dài, liên tục đổi mới và các nhà quản lý cần phải kịp thời nhận ra việc đặt KPI đã hiệu quả và thích hợp với tổ chức chưa. KPI là con dao hai lưỡi, hãy thận trọng và sáng suốt khi sử dụng.

Sưu tầm bởi EMSC – Giải pháp phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả