Trong quá trình triển khai phần mềm nhân sự cho các doanh nghiệp, giai đoạn go-live là thời điểm mà phần mềm đã được triển khai hoàn tất và chuyển từ thử nghiệm sang ứng dụng vào thực tế.

Khi dự án phần mềm nhân sự đã bước sang giai đoạn Go-live thì bạn đã đi gần hết chặng đường khó khăn và thử thách. Sau nhiều nỗ lực hoàn thiện, chỉnh sửa, tích hợp và thay đổi hệ thống, cuối cùng doanh nghiệp cũng đã sở hữu được một hệ thống quản lý nhân sự phù hợp nhất cho tổ chức của mình. Tuy nhiên, khó có dự án phần mềm nhân sự nào mà mọi thứ đều hoàn chỉnh khi mới bước vào giai đoạn Go-live. Sẽ có nhiều khó khăn để thích nghi, đổi mới, và chỉnh sửa lại các lỗi khi phổ biến rộng rãi cho toàn thể CBNV.

Vậy các vấn đề mà doanh nghiệp hay gặp phải sau khi Go-live phần mềm nhân sự là gì và giải quyết như thế nào?

1. Tiến hành đưa phần mềm thử nghiệm vào thực tế

Trước khi đưa phần mềm nhân sự mới áp dụng vào thực tế, phần mềm đều phải trải qua quá trình UAT. Kiểm tra quy trình, kiểm tra tích hợp hệ thống, kiểm tra thông số, kiểm tra chấm nhận người dùng… đều được đánh giá để đảm bảo phần mềm khi chính thức Go-live sẽ vận hành trơn tru và hiệu quả.

Hãy chắc chắn rằng các lỗi phát sinh từ phía phần mềm nhân sự đều được chỉnh sửa hoàn thiện trước khi tiến hành golive toàn bộ hệ thống. Việc này giúp cho các dữ liệu thực tế chính xác, đáp ứng tốt công tác nhân sự và dễ dàng được sự chấp thuận từ phía các end user.

>>> Xem thêm: Có nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

2. Các vấn đề phát sinh

2.1 Sự thích nghi của các end user

Việc vận hành một hệ thống hoàn toàn mới hoặc xoá bỏ hệ thống cũ sẽ khiến không ít người cảm thấy phiền hà và phức tạp. Với những người không thích sự thay đổi thì hệ thống mới khiến họ mất nhiều thời gian để thích nghi và làm việc hơn. Một số người có hành vi thái quá và tỏ thái độ không hợp tác hoặc chống phá ngầm để phần mềm nhân sự không thể áp dụng được.

Đây là vấn đề mà nội bộ doanh nghiệp cần giải quyết. Bộ phận nhân sự cần sẵn sàng giải đáp các khúc mắc, khó khăn mà nhân viên gặp phải, ban lãnh đạo nên động viên và nêu rõ lý do, mục đích khi áp dụng phần mềm nhân sự vào tổ chức là gì và lợi ích mà nó mang lại cho mỗi cá nhân hay tập thể như thế nào.

Nhà cung cấp phần mềm nhân sự nên phối hợp với doanh nghiệp tiến hành các buổi training hệ thống để end user hiểu rõ và biết cách sử dụng phần mềm.

2.2 Hệ thống nhân sự bị lỗi

Phần mềm nhân sự dù hoàn thiện đến đâu cũng sẽ có những lỗi phát sinh khi vận hành. Khi vấn đề này xảy ra đừng vội vàng đổ lỗi cho hệ thống, code có vấn đề. Các lỗi phát sinh có thể do các hàm không đúng hoặc phần mềm chưa thật sự phù hợp với số đông người sử dụng.

Khi có lỗi phát sinh hoặc các feedback không tốt từ nhân viên, bộ phận nhân sự sẽ cảm thấy áp lực và nản chí hơn. Để khắc phục vấn đề này, đôi ngũ dự án hai bên cần bình tĩnh, dành thời gian xem xét, chỉnh sửa lại hệ thống cho phù hợp. Nên nhớ rằng không có gì là hoàn thiện tuyệt đối và phần mềm nhân sự “may đo” cần phải có thời gian để tinh chỉnh cho phù hợp với từng tổ chức.

2.3 Sự hợp tác giải quyết vấn đề của hai bên

Nguyên tắc đầu tiên khi vấn đề xảy ra chính là sự bình tĩnh. Đây chính là giai đoạn mà việc truyền thông giữa nhà cung cấp phần mềm nhân sự và đối tác triển khai hiệu quả thế nào. Việc đổ lỗi, chỉ trích, nóng giận chỉ làm tình hình trở nên tồi tệ hơn và khó giải quyết.

Hãy liệt kê danh sách cần sữa chữa và phân công công việc đâu là team phần mềm nhân sự sẽ giải quyết, đâu là công việc của phía đối tác. Nhanh chóng, quyết liệt giải quyết các vấn đề phát sinh để việc triển khai sớm kết thúc, tránh làm mất thời gian của đôi bên.

>>> Xem thêm: Nhà cung cấp phần mềm nhân sự uy tín

3. Xem xét việc triển khai module mới

Thông thường khi doanh nghiệp triển khai phần mềm nhân sự sẽ chia thành từng giai đoạn và tiến hành triển khai các phân hệ cốt lõi trước khi xem xét đến các phân hệ và tiện ích mở rộng khác.

Doanh nghiệp nên có sự đảm bảo rằng các module hiện tại đã được triển khai hoàn tất và có thể sử dụng hiệu quả, tối ưu trước khi bước sang các giai đoạn triển khai tiếp theo.

Song song đó, hãy tiến hành thu thập dữ liệu, xử lý các quy trình, biểu mẫu, hàm tính toán,… để khi giai đoạn tiếp theo được triển khai, bộ phận nhân sự sẽ không tốn thêm quá nhiều thời gian để bắt đầu hệ thống lại công việc của mình.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất 2020

Kết luận

Sau khi bắt đầu Go-live phần mềm nhân sự, doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm nhân sự sẽ phải mất thêm một thời gian để phản hổi, chỉnh sửa và hoàn thiện hệ thống cho phù hợp nhất với thực trạng từng doanh nghiệp. Có rất nhiều vấn đề có thể xảy ra, hãy thẳn thắn trao đổi với nhau để giải quyết những vấn đề đó hoặc tìm một phương án thay thế khác. Điều quan trọng là tinh thần hợp tác đôi bên, thiện chí giải quyết vấn đề đội ngũ hỗ trợ triển khai linh hoạt, nhiều kinh nghiệm.

Chúc doanh nghiệp sớm ngày nghiệm thu dự án!

Có thể bạn muốn xem:

• Go-live phần mềm nhân sự HRIS cho công ty Thuỷ – Hải sản Hải Nam
• Go-live phần mềm nhân sự HRIS cho công ty thực phẩm Deasang
• Go-live phần mềm nhân sự HRIS cho công ty may mặc TMI
• Go-live phần mềm nhân sự HRIS cho công ty xây dựng Coteccons

EMSC – Giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả